Kostnadsöverskridande avser en situation där ett projekt ådrar sig utgifter som överstiger förväntade kostnader som anges i budgeten för projektet. När ett kostnadsöverskridande inträffar betyder det att teamet som arbetar med ett projekt har spenderat alla pengar som budgeterats för projektet. Ett projekt som har nått kostnadsöverskridande kräver pengar utöver den ursprungliga budgeten för att slutföra arbetet. Kostnadsöverskridanden kan hända av olika anledningar, men de kan vanligtvis undvikas med noggrann budgetutformning och planering av projektutgifter.
När ett projekt går över budget kan det kosta en organisation mer än extra pengar. Kostnadsöverskridanden i ett projekt kan orsaka förseningar samtidigt som projektledaren hittar mer pengar till projektet. I värsta fall kan en kostnadsöverskridning få ett projekt att stoppas helt om det inte finns några pengar tillgängliga för att täcka mellanskillnaden och finansiera slutförandet av projektet.
Orsaker till en kostnadsöverskridande kan vara dålig organisation, brist på information eller kundkrav som överstiger vad som planerats för ett projekt. Dålig organisation kan bero på dålig projektplanering eller bristande erfarenhet av att planera den typ av projekt som är till hands. Brist på korrekt information om projektet kan också påverka riktigheten av budgetprognoser. Om en projektledare inte har information som hon behöver för att planera ett projekt, kan budgetering fastställas utifrån felaktiga siffror som härrör från dålig information. Otillförlitlig information kan orsaka extra kostnader som gör att en budget inte räcker till vad som behövs för att slutföra ett projekt.
Ofta kan ett kostnadsöverskridande inträffa när en kund ber om arbete som inte ursprungligen var planerat i ett projekt. Ett bra exempel på detta kan vara en husägare som gör flera extra förfrågningar från en entreprenör utan att justera budgeten för byggprojektet. Eftersom extra material och arbetskraft kostar pengar, lägger eventuella extra förfrågningar till ytterligare kostnader på bekostnad av ett projekt. Dessa extra kostnader kan göra att en entreprenör går över budgeten om kostnaderna för ytterligare förfrågningar inte läggs till den ursprungliga beräknade budgeten.
Ibland inträffar kostnadsöverskridanden av en slump. Trafik, olyckor och naturkatastrofer kan skapa skador och förseningar som ökar kostnaden för ett budgeterat projekt. Det bästa sättet att undvika arbetsförseningar till följd av budgetöverskridande är att avsätta nödmedel för ett projekt om oväntade hinder gör att ett projekt överskrider sin budget.