Pengaturan janji temu hanya dengan menelepon sebanyak mungkin orang, membuat mereka memenuhi syarat sebagai calon pelanggan, dan meminta mereka untuk membuat janji dengan tenaga penjual atau perwakilan. Para profesional dan pengusaha tidak ingin membuang waktu atau uang untuk bertemu dengan orang-orang yang tidak berniat membeli produk atau layanan mereka. Bisnis ini mengandalkan pembuat janji untuk memastikan waktu tidak terbuang percuma. Pengaturan janji temu dimulai dengan menelepon orang-orang yang namanya muncul di daftar prospek dan menentukan apakah rapat diperlukan untuk memberikan informasi lebih lanjut, melakukan penjualan, atau menindaklanjuti. Layanan pengaturan janji temu profesional dapat memberikan salah satu metode paling murah yang digunakan perusahaan untuk menghasilkan prospek dan memenuhi syarat pelanggan potensial.
Prospek panggilan dingin mungkin merupakan salah satu tugas paling menantang bagi seorang profesional bisnis. Meskipun mungkin sulit, panggilan ini harus dilakukan agar beberapa bisnis dapat menguntungkan. Pembuat janji temu profesional menganggap diri mereka sebagai spesialis panggilan dingin. Mereka menghubungi orang-orang di daftar yang mungkin berisi ratusan atau ribuan nama. Keterampilan yang diperlukan untuk posisi ini termasuk ketekunan, keramahan, dan persuasif. Pengatur penunjukan juga harus mampu menangani keberatan apa pun secara efektif. Kebanyakan pembuat janji bekerja hingga delapan jam atau lebih sehari menelepon prospek, mengajukan beberapa pertanyaan yang memenuhi syarat, dan mengatur pertemuan untuk ditindaklanjuti oleh orang lain.
Proses sebenarnya dari pengaturan janji dimulai dengan daftar kontak dan nomor telepon. Dengan menggunakan kriteria kualifikasi yang sangat luas, ratusan ribu nama dapat masuk dalam daftar panggilan ini. Spesialis pengaturan janji temu kemudian akan mulai memanggil orang-orang dalam daftar ini untuk menentukan apakah mereka memenuhi kriteria yang lebih spesifik. Misalnya, pembuat janji yang ingin mengatur pertemuan untuk agen asuransi mobil dapat mengajukan pertanyaan tentang kebutuhan asuransi mobil calon pelanggan, jumlah yang mereka bayarkan dalam premi, kebiasaan mengemudi mereka, dan apakah mereka ingin menghemat uang. Karena mereka mungkin dibayar lebih untuk benar-benar mengatur pertemuan, spesialis pengaturan janji temu biasanya akan melakukan banyak panggilan telepon untuk mengatur janji temu sebanyak mungkin.
Kadang-kadang, pengusaha mungkin tidak memiliki keterampilan untuk membuat panggilan dingin yang efektif ke prospek atau untuk menghasilkan arahan. Menyewa layanan pengaturan janji temu membebaskan lebih banyak waktu bagi tenaga penjualan untuk dihabiskan dalam pertemuan tatap muka dengan calon pelanggan yang memenuhi syarat. Layanan ini juga dapat membantu mengidentifikasi target pasar dan pelanggan ideal dan mengembangkan skrip panggilan dingin yang dirancang untuk menarik orang-orang dalam daftar tersebut. Banyak dari layanan ini memberikan data terperinci tentang jumlah panggilan yang dilakukan dan prospek yang dibuat. Saat membandingkan biaya layanan ini dengan waktu yang dibutuhkan untuk menghasilkan prospek dan menetapkan janji temu, layanan profesional dapat memberikan solusi hemat biaya untuk mendapatkan pelanggan baru.