Sementara pekerjaan administrasi kantor dapat ditemukan di hampir setiap industri, sebagian besar jenis posisi ini biasanya ditemukan di perawatan kesehatan, layanan bisnis, bank, lembaga pemerintah, perusahaan asuransi, dan sekolah. Mereka biasanya mencakup semua departemen dan tingkat tenaga kerja. Karena banyaknya jumlah personel kantor dan asisten kantor administrasi, biasanya ada kebutuhan besar bagi manajer kantor administrasi untuk merencanakan, mengarahkan, dan mengawasi alur kerja harian untuk memenuhi tujuan operasional organisasi. Ada berbagai cara untuk menjadi manajer kantor administrasi, termasuk pendidikan dan promosi di dalam perusahaan.
Mayoritas posisi manajer kantor administrasi memerlukan gelar menengah, apakah itu gelar associate, gelar sarjana, atau lebih tinggi. Ada banyak sekolah, kelas, dan program yang berbeda untuk posisi administrator kantor, termasuk universitas tradisional empat tahun, community college dan sekolah perdagangan. Kursus akuntansi, matematika bisnis, aplikasi komputer, teknologi kantor, sumber daya manusia, dan hukum bisnis biasanya harus diambil untuk menerima sertifikasi atau gelar untuk menjadi manajer kantor administrasi.
Setiap kandidat yang ingin menjadi manajer kantor administrasi biasanya harus memiliki pengalaman kerja terkait, bahkan setelah memperoleh semua persyaratan pendidikan untuk pekerjaan itu. Sering kali inilah alasan mengapa promosi internal adalah cara paling umum untuk mencapai posisi ini. Manajer kantor administrasi memiliki banyak tanggung jawab yang biasanya mencakup pekerjaan perencanaan, pengawasan staf, meninjau pekerjaan, menyelesaikan evaluasi karyawan, dan mempekerjakan dan memberhentikan karyawan. Dengan spektrum tugas yang luas ini, manajer administrasi kantor biasanya harus mengetahui dan memahami kekuatan dan kelemahan karyawan, berapa lama waktu yang dibutuhkan, dan bagaimana melatih dan mengelola orang lain.
Seseorang yang memulai dengan posisi entry-level seperti resepsionis, petugas akuntansi, asisten administrasi, atau posisi lain yang membantu dalam mempelajari perusahaan dan personel, biasanya merupakan kandidat yang mungkin untuk menjadi manajer kantor administrasi. Seiring dengan pengalaman di tempat kerja, kandidat biasanya harus mempersiapkan diri dengan mengambil kelas pengembangan profesional dengan topik seperti hubungan interpersonal, pembinaan, manajemen waktu, dan manajemen proyek. Ini juga dapat bermanfaat bagi kandidat untuk mencari peluang pelatihan supervisor di posisi saat ini. Perusahaan juga mungkin mencari keahlian yang mencakup kerja tim, organisasi, kepemimpinan, dan komunikasi yang baik saat melakukan promosi dari dalam organisasi.
Sifat kepribadian penting lainnya yang biasanya dibutuhkan untuk menjadi manajer kantor administrasi adalah memiliki keterampilan orang yang sangat baik. Administrator kantor biasanya bertindak sebagai penghubung antara semua tingkat personel dan harus menyelesaikan masalah secara teratur. Beberapa proyek mungkin termasuk merestrukturisasi departemen, menerapkan kebijakan perusahaan baru, dan menengahi konflik antarpribadi. Biasanya, mereka juga harus memahami perjanjian kerja dan melaporkan masalah apa pun kepada tim manajemen tingkat atas.
Menjadi manajer kantor administrasi biasanya membutuhkan kandidat untuk dapat bekerja dengan semua jenis kepribadian dan tingkat profesional yang berbeda. Ini biasanya mencakup semua orang mulai dari petugas pos hingga wakil presiden. Mengetahui bagaimana menjadi berorientasi pada detail, analitis, kreatif, dan fleksibel pada saat yang sama dapat diperlukan untuk berhasil dalam posisi ini.