Pekerjaan sekretaris trainee tersedia di hampir setiap jenis bisnis dan organisasi, serta di banyak lembaga pemerintah lokal dan nasional. Sekretaris dituntut untuk mahir dalam berbagai tugas, mulai dari membuat laporan dan menjadwalkan acara hingga meredakan situasi tempat kerja yang tidak stabil. Banyak keterampilan sekretaris diasah dan disempurnakan dari waktu ke waktu melalui pengalaman langsung, begitu banyak pekerjaan sekretaris trainee menawarkan pengalaman dunia nyata untuk calon sekretaris.
Keterampilan telepon sangat penting untuk semua personel yang bekerja untuk perusahaan atau organisasi, tetapi terutama untuk sekretaris karena sering berhubungan dengan klien, pelanggan, dan sesama staf. Banyak pekerjaan sekretaris trainee termasuk tugas-tugas switchboard, di mana trainee akan menghabiskan sebagian besar hari kerja menjawab telepon, menjawab pertanyaan dan berinteraksi dengan pelanggan. Saat peserta pelatihan mempelajari sistem telepon, karyawan dan produk perusahaan, ia mungkin secara bertahap diberi tugas tambahan untuk dikuasai. Jika berhasil, peserta pelatihan dapat secara bertahap disapih dari switchboard dan ditempatkan pada posisi yang lebih maju.
Tugas resepsionis, seperti menyapa pelanggan, menjadwalkan janji temu dan menerima pesan, adalah tugas khas yang diberikan kepada sekretaris peserta pelatihan. Keterampilan dasar ini sangat penting untuk menjadi sekretaris yang sukses. Mengetik sering menjadi bagian utama dari pekerjaan sekretaris, dan pekerjaan sekretaris trainee sering kali sarat dengan berbagai tugas mengetik. Seorang peserta pelatihan dapat bergabung dengan perusahaan atau firma dan menjadi salah satu dari banyak peserta pelatihan dalam kumpulan juru ketik. Pengarsipan adalah tugas kantor lain yang sering kali harus dilakukan oleh peserta pelatihan.
Beberapa pekerjaan sekretaris trainee dapat dengan cepat mengarah pada promosi. Ini biasanya adalah posisi trainee yang bekerja di bawah sekretaris mapan yang bersiap untuk meninggalkan perusahaan atau menerima promosi. Karena sekretaris adalah komponen penting dalam angkatan kerja, promosi sering kali bergantung pada keberhasilan pelatihan pengganti. Pekerjaan trainee yang bekerja untuk sekretaris out-going sering kali lebih disukai, karena pelatih dapat berbagi pengetahuan yang telah dia pelajari untuk menguasai tugas dan keterampilan yang diperlukan untuk berhasil dalam peran tersebut.
Banyak sekretaris hukum memulai karir mereka dalam pekerjaan sekretaris trainee. Hal ini memungkinkan pemberi kerja untuk memantau dengan cermat alur kerja dan efisiensi, serta menilai potensi peserta pelatihan. Rumah sakit, perusahaan manufaktur dan agen asuransi sering menawarkan pekerjaan sekretaris trainee. Departemen yang berbeda dalam sebuah perusahaan juga dapat menggunakan sekretaris trainee, termasuk sumber daya manusia, penjualan dan akuntansi. Beberapa posisi trainee sekretaris juga ditawarkan dalam industri musik, di universitas-universitas besar dan dengan organisasi nirlaba.