En kvotanalysrapport innehåller matematiska formler som bryter ner ett företags bokslut. För att skapa en användbar rapport måste revisorer och finansanalytiker följa några grundläggande steg. Dessa steg inkluderar att tydligt identifiera de data som granskas, separera data som granskats efter kvotgrupper och att göra jämförelser med kvoterna till ett riktmärke. Andra mindre steg kan vara möjliga så att rapporten matchar slutanvändarnas design och behov. Ägare, chefer och chefer måste kunna läsa och förstå kvotanalysrapporten i ett format som de känner till.
Finansiella rapporter innehåller ofta en stor uppsättning siffror, upplysningar och annan information för intressenter. Även om en trendrapport kan visa om det aktuella bokslutet innehåller data som ökar eller minskar, kan en brist på riktmärken hittas här. Relationsanalysrapporten presenterar riktmärken som visar om specifika delar av ett företag har det bättre eller sämre än en tidigare tidsperiod. Investerare använder ofta nyckeltal för att bedöma ett företags finansiella styrka. Minskande kvoter kan indikera ekonomiska svårigheter om inte ett företag ändrar sin verksamhet till mer lönsamma satsningar.
Flera kvotgrupper är möjliga på en kvotanalysrapport. De grupper som oftast ses i denna rapport är likviditet, tillgångsomsättning, finansiell hävstång och lönsamhet. Varje nyckeltalsgrupp använder specifika data hämtade från företagets finansiella rapporter. Revisorer placerar alla beräknade nyckeltal under sina respektive rubriker eller grupper av nyckeltal. Specifika nyckeltal har vanligtvis ingen ordning eftersom revisorer kan beräkna vilka som de anser är viktigast för varje specifik grupp i rapporten.
Finansiella nyckeltal som beräknas på egen hand är vanligtvis värdelösa. Till exempel, om en nyckeltalsanalysrapport helt enkelt innehåller en uppsättning nyckeltal bredvid finansiella data, har siffrorna ingen betydelse. Revisorer måste göra en jämförelse med någon annan siffra för att siffrorna verkligen ska ha betydelse. Till exempel är en vanlig uppsättning information i rapporten att placera branschgenomsnittet för varje förhållande bredvid företagets nyckeltal. På detta sätt ger kvotanalysrapporten riktmärken för att analysera företagets finansiella resultat.
Revisorer kan utarbeta en kvotanalysrapport på månadsbasis. Rapporten är ett komplement till bolagets standardekonomi. Nyckeltal tenderar att vara en mer intern rapport, även om externa intressenter kan förbereda sina egna rapporter om de så önskar. De offentligt offentliggjorda finansiella rapporterna bör erbjuda den information som krävs för att utarbeta finansiella nyckeltal.