Manajer penggantian biaya umumnya bertugas menangani akun medis untuk mendapatkan pembayaran dari pihak ketiga. Dalam banyak kasus, ini berarti berkomunikasi dengan perusahaan asuransi atau lembaga pemerintah yang menyediakan asuransi kesehatan kepada beberapa warga negara. Seorang manajer penggantian akan terampil dalam berbagai aspek penanganan rekam medis untuk memfasilitasi pembayaran kepada penyedia.
Meskipun banyak rumah sakit dan fasilitas lainnya memiliki posisi pekerjaan manajemen penggantian khusus dalam hierarki mereka, kenyataannya adalah bahwa berbagai individu yang menangani keuangan dan asuransi bekerja untuk mendapatkan penggantian. Beberapa dari pekerja ini mungkin memiliki sertifikasi dalam pengkodean medis dan penanganan catatan, dan yang lainnya tidak. Beberapa fokus pada koreksi kesalahan pada klaim medis yang sebenarnya, sementara untuk yang lain, pekerjaan menghubungkan dengan perwakilan perusahaan asuransi adalah yang utama. Namun, sebagian besar manajer penggantian mempraktekkan kedua strategi ini bersama-sama untuk mendapatkan pembayaran yang dilakukan pada rekening yang telah jatuh tempo.
Manajer penggantian biaya sering kali “fasih” dalam berbagai jenis kode medis. Misalnya, pengkodean internasional ICD9 dan ICD10 yang digunakan untuk diagnosis adalah sesuatu yang sebagian besar manajer penggantian akan akrab dengannya. Manajer penggantian biaya mungkin juga ahli dalam menafsirkan kode CPT atau HPCT, kode prosedural untuk perawatan medis yang berbeda. Kedua kode ini dapat berkontribusi pada tagihan medis yang akurat dan pembayaran tepat waktu oleh perusahaan asuransi atau pihak lain.
Manajer penggantian biaya paling sering merupakan bagian dari kantor medis yang lebih besar. Penyedia mungkin memiliki area kerja khusus untuk manajer penggantian, atau menganggap mereka sebagai bagian dari departemen terpisah. Dalam beberapa kasus, seluruh departemen mungkin merupakan satu individu, terutama dalam praktik yang lebih kecil. Manajer penggantian bekerja di banyak pengaturan yang berbeda untuk memfasilitasi piutang masuk untuk membantu penyedia medis tetap dalam bisnis.
Salah satu batasan terbesar pada manajer penggantian melibatkan Undang-Undang Portabilitas dan Akuntabilitas Asuransi Kesehatan, atau HIPAA. Undang-undang ini melindungi informasi pasien dan membutuhkan perawatan yang akurat dari semua catatan medis. Karena manajer penggantian banyak berurusan dengan data yang dilindungi HIPAA, dia kemungkinan akan menghadapi beberapa tantangan dalam mempertahankan kepatuhan penuh terhadap semangat undang-undang ini. Semua catatan harus aman setiap saat, dan praktik medis sering kali kesulitan menyediakan semua perlindungan yang diperlukan kepada manajer penggantian biaya untuk memastikan bahwa HIPAA selalu menjadi pertimbangan utama dan tidak ada penyimpangan dalam kepatuhan yang terjadi.
Karena semua penyedia medis membutuhkan uang masuk untuk bertahan dalam bisnis, manajer penggantian sering kali merupakan bagian yang sangat berharga dari keseluruhan tempat kerja. Mempertimbangkan cara kantor medis yang berbeda mempekerjakan para profesional ini dapat memberi tahu pengamat banyak tentang kesehatan keuangan keseluruhan dari fasilitas tertentu. Agar efektif, manajer penggantian harus dilatih dan terampil dalam penanganan dan penilaian catatan, serta aspek penting lainnya dari pekerjaan.