En liten kontantkupong placeras i en småkassa när pengar betalas ut i förskott för ett litet köp. Småpengar är små summor pengar, vanligtvis mellan $100 och $250 US-dollar, avsatta för tillfälliga köp för att undvika att skriva en check eller använda ett företags kreditkort. Småkassakuponger plus summan pengar i fonden ska alltid vara lika med det totala ursprungliga beloppet för fonden.
Småpengar betalas vanligtvis ut på två olika sätt: genom återbetalningar eller genom förskottsbetalningar. Återbetalning sker när ett köp redan är gjort och ett kvitto tillhandahålls som dokumentation på att mottagaren är skyldig pengarna. Förskottsbetalning sker när ett mindre köp måste göras och pengarna måste betalas ut innan köpet. I detta fall placeras en liten kontantkupong i fonden i stället för det utbetalade beloppet.
Ett företag kommer vanligtvis att ha rutiner på plats som styr användningen och övervakningen av småkassafonden. Dessa procedurer kommer att specificera vilken information som krävs på en liten kontantkupong. Detta inkluderar vanligtvis datumet för utbetalningen samt beloppet, syftet och mottagarens namn. En provkupong för småpengar kan laddas ner online, köpas i en kontorsbutik eller helt enkelt skapas internt inom företaget som ett av dess anpassade formulär.
Småkassans vårdnadshavare är vanligtvis en tillsynsman på någon nivå som har förtjänat företagets förtroende. Han eller hon ansvarar för att varje krona av småkassan redovisas via ett kvitto eller en småkassa. När ett kvitto eller annan lämplig dokumentation har mottagits från personen som tog kontanterna, ska pappersarbetet bifogas vouchern och arkiveras i enlighet med detta. Det är i allmänhet upp till förvaringsinstitutet att bestämma det lämpliga huvudbokskonto som köpet ska debiteras på. Vanliga huvudbokskonton för oförutsedda utgifter är kontorsmaterial, parkeringsersättningar och andra småköp.
Periodvis bör det ske en avstämning av småkassan av en tillsynsman för förvaringsinstitutet. Detta kommer att säkerställa att eventuella saknade pengar identifieras och lokaliseras tidigt medan problemet fortfarande kan åtgärdas. Dessutom håller detta vårdnadshavaren i schack eftersom även små summor kontanter kan missbrukas. Missbruk av småpengar är en vanlig form av förskingring i liten skala, och kan lätt lägga till upp till tusentals dollar av försvunna pengar under en period av år om det inte kontrolleras.