Ada banyak kategori pekerjaan petugas penggajian yang tersedia, semuanya membutuhkan keterampilan komputer, ketajaman bisnis, dan kepatuhan yang ketat terhadap kerahasiaan. Seorang individu yang ingin memasuki bidang akuntansi banyak yang menemukan pekerjaan tingkat awal sebagai petugas penggajian atau asisten dan naik ke posisi manajemen atau pengawasan. Lainnya, yang mungkin memiliki gelar associate atau gelar sarjana di bidang akuntansi atau bisnis dapat menemukan posisi sebagai administrator penggajian, manajer, atau praktisi senior.
Asisten petugas penggajian adalah salah satu pekerjaan petugas penggajian tingkat pemula untuk individu yang tertarik dalam menghitung dan memelihara catatan data yang sesuai dengan kompensasi, keuntungan perusahaan, pajak, dan pengeluaran. Pada tingkat ini, petugas penggajian dapat menghitung jam dan upah karyawan, pemotongan pajak, pembayaran jaminan sosial, dan mengeluarkan cek gaji. Di perusahaan yang memelihara catatan dan jam kerja karyawan melalui sistem komputer, petugas penggajian mungkin bertanggung jawab untuk memeriksa keakuratan data, termasuk cuti dan cuti sakit karyawan, sebelum memproses pembayaran gaji. Posisi pekerjaan ini biasanya hanya membutuhkan ijazah sekolah menengah karena banyak pemberi kerja menawarkan pelatihan di tempat kerja, tetapi keterampilan matematika yang sangat baik diperlukan. Kandidat yang ideal akan memiliki pengalaman kantor.
Seorang akuntan penggajian atau analis adalah pekerjaan yang lebih kompleks daripada petugas penggajian entry-level. Pekerjaan ini mengharuskan karyawan melakukan pertanyaan, memberi nasihat kepada departemen penggajian tentang transaksi yang kompleks, menjadi ujung tombak audit internal, dan mengatur serta menyajikan materi kepada auditor luar. Kandidat untuk jenis pekerjaan ini umumnya memiliki gelar sarjana di bidang akuntansi dan setidaknya dua tahun pengalaman di bidang ini. Pengusaha yang ingin mengisi jenis pekerjaan petugas penggajian ini biasanya akan lebih memilih Sertifikasi Penggajian Fundamental (FPC).
Di sisi teknologi informasi, departemen yang lebih besar mungkin memiliki karyawan penggajian yang fokus pada entri data. Orang-orang ini biasanya disebut pengolah data atau operator entri. Umumnya, pengetahuan tentang penggajian tidak diperlukan untuk pekerjaan petugas penggajian ini, tetapi pengalaman entri data diperlukan.
Dalam sebuah organisasi dengan lebih dari tiga karyawan di departemen akuntansi, pekerjaan penggajian dapat ditugaskan sebagai tingkat yang berbeda dari praktisi akuntansi atau juru tulis penggajian. Praktisi tingkat pemula biasanya mengikuti prosedur standar memelihara dan mengeluarkan penggajian dan catatan, sementara praktisi senior biasanya menangani tugas yang lebih kompleks, dan melatih karyawan akuntansi tingkat awal dan menengah di dalam departemen. Seringkali, pekerjaan petugas penggajian dalam bisnis yang sangat besar akan dikategorikan berdasarkan spesialisasi. Misalnya, beberapa pegawai hanya menangani bidang penggajian tertentu, seperti program bonus tahunan atau komisi penjualan.
Ketika perusahaan tumbuh dan berkembang, petugas penggajian harus memelihara catatan yang terkait dengan departemen, tunjangan, dan perekrutan karyawan yang lebih besar. Sementara bagian rutin dari jenis pekerjaan ini berulang, saat petugas penggajian bekerja dan memperluas keterampilan dan praktiknya, ia sering kali dapat menemukan banyak peluang untuk tumbuh bersama perusahaan. Seseorang yang berdedikasi pada bidang ini mungkin dapat memperoleh posisi manajemen penggajian.