Ketika sebuah perusahaan memutuskan untuk membeli barang atau jasa, dan ingin mencari vendor potensial, mereka pertama-tama menulis request for proposal (RFP). RFP menetapkan kriteria yang mereka ingin vendor atasi saat mereka mengusulkan mengapa mereka harus dipekerjakan untuk pekerjaan itu. Penting untuk menulis RFP yang jelas dan menanyakan semua informasi yang dibutuhkan, sambil mempresentasikan perusahaan secara positif. RFP yang ditulis dengan buruk bisa berarti perusahaan mungkin berakhir dengan vendor yang tidak memenuhi syarat atau di bawah standar, atau tidak ada proposal sama sekali.
Langkah pertama untuk menulis RFP adalah, cukup sederhana, untuk menentukan apa yang sebenarnya dibutuhkan perusahaan. Meskipun ini terdengar cukup mendasar, sebenarnya ini adalah langkah yang paling sering diabaikan oleh perusahaan. Banyak perusahaan mulai menulis RFP tanpa memiliki pemahaman yang jelas tentang apa kebutuhan dan keinginan mereka, dan akhirnya meminta terlalu banyak, terlalu sedikit, atau hal-hal yang kontradiktif. Masukan harus diminta dari semua orang yang terlibat dalam proyek yang terkena dampak, dan konsensus harus dicapai mengenai apa yang sebenarnya dibutuhkan sebelum RFP dimulai.
Vendor perlu tahu persis apa yang ingin Anda capai, dan apa yang ingin Anda capai. Banyak perusahaan membuat kesalahan ketika mereka menulis RFP membuat daftar keinginan fitur impian mereka, tetapi menggunakan kata-kata perlu seperti harus dan harus. Vendor yang mungkin tidak dapat memenuhi satu atau dua kriteria ini tidak boleh mengajukan proposal sama sekali jika mereka yakin bahwa kriteria tersebut mutlak diperlukan. Penting untuk memperhatikan bahasa yang digunakan, menyimpan kata-kata yang dibutuhkan ketika akurat, dan menggunakan bahasa yang lebih lembut seperti keinginan dan opsional untuk fitur yang lebih disukai.
Sebelum proposal apa pun benar-benar diminta, ada baiknya juga untuk mengetahui seperti apa proposal yang ideal. Jika ada banyak aspek yang digunakan untuk menilai proposal, misalnya jika proposal akan dinilai berdasarkan harga, ketepatan waktu, dan kepadatan fitur, bayangkan berapa banyak masing-masing fitur ini akan ditimbang. Ketahui bagaimana proposal yang menawarkan harga terendah tetapi waktu tunggu yang lama akan dibandingkan dengan proposal yang dua kali lebih mahal tetapi membutuhkan separuh waktu. Ini akan membantu mengurangi kebingungan dan stres di kemudian hari.
Sebenarnya duduk untuk menulis RFP bisa menjadi prosedur yang cukup mudah dan cepat setelah dasar telah diletakkan. Pengantar seharusnya hanya menjelaskan mengapa perusahaan meminta proposal, dan memberikan gambaran umum tentang permintaan lainnya, termasuk kriteria dan tenggat waktu penting. RFP kemudian harus mencakup apa yang harus dimiliki proposal pemenang, diikuti oleh karakteristik yang diinginkan, dan kriteria untuk memilih pemenang, terutama jika ada kriteria pemilihan yang ditetapkan. Selanjutnya, garis waktu yang menjabarkan berbagai tanggal patokan dan tanggal jatuh tempo akhir harus diberikan. Terakhir, RFP harus memberikan gambaran kepada pelamar tentang apa yang akan terjadi selanjutnya, termasuk berapa lama mereka dapat menunggu untuk mendengar kabar, dan apakah mereka yang tidak terpilih dapat mengharapkan tanggapan.