I vid bemärkelse är ett preliminärt prospekt ett dokument som är ett första utkast till dokument som innehåller bestämmelser om att göra ändringar vid ett senare tillfälle. Huvudfunktionen för denna typ av dokument är att tillhandahålla grundläggande information som är relevant för en kommande affärstransaktion, inklusive data som rör företaget som utför transaktionen, hur den är organiserad, vem som är ansvarig och hur företaget tänker sig genomförandet av den föreslagna åtgärden. Samtidigt lämnar dokumentets preliminära karaktär dörren öppen för att förfina de ingående uppgifterna, när och efter behov.
Ibland kallad ett preliminärt uttalande, en av de vanligaste användningsområdena för ett preliminärt prospekt har att göra med skapandet av ett börsnoterat erbjudande. I det här scenariot skapar ett företag ett uttalande om planer på att göra ett sådant erbjudande och lämnar in det till lämplig statlig myndighet eller kommission. Statliga föreskrifter dikterar vilken typ av information som måste inkluderas i detta preliminära uttalande, men de flesta nationer skulle kräva bakgrund om företagets historia, operativa struktur och finansiella stabilitet för att inkluderas. Som en del av formatet ska text inkluderas för att indikera att delar av dokumentet kan komma att ändras vid ett senare tillfälle.
Till exempel skulle ett företag som är verksamt i USA lämna in ett preliminärt prospekt till Securities & Exchange Commission för granskning innan någon typ av offentligt erbjudande. Eftersom kommissionen kräver traditionellt har krävt att röd bläck används för delar av texten, har detta gett denna typ av prospekt smeknamnet ”röd sill”. Smeknamnet har kommit att användas för att identifiera allt som inte är i sin slutgiltiga form, och kan fortfarande ändras.
Det är också vanligt att ett preliminärt prospekt innehåller information om hur verksamheten kommer att verksamheten kommer att bedrivas. I fallet med ett börsnoterat erbjudande kommer detta att innehålla detaljer om hur många aktier som kommer att erbjudas, det börsnoterade priset och hur företaget kommer att hantera distributionen av aktierna när de säljs. Tanken bakom införandet av denna typ av detaljer är att avgöra om initiativet har varit välplanerat och verkar vara i enlighet med gällande regler.
Även om det preliminära prospektet lämnar möjligheten att lägga till eller ändra dokumentet vid ett senare tillfälle, kommer de flesta företag att försöka göra dokumentet så nära det slutliga utkastet som möjligt. Av denna anledning kan även det preliminära prospektet vara ett mycket detaljerat dokument som gör emittentens avsikter mycket uppenbara, samt strukturerar den strategi som kommer att användas för att uppnå det önskade målet. I händelse av att ett prospekt inte innehåller vad tillsynsmyndigheten anser vara väsentliga data, avvisas prospektet och måste ändras och skickas in på nytt innan erbjudandet kan gå vidare.