Sebuah departemen pengadaan bertanggung jawab untuk mengelola aktivitas pembelian untuk organisasi. Ada dua jenis departemen pembelian atau pengadaan: terpusat dan terdesentralisasi. Dalam model terpusat, semua permintaan bahan atau barang dipusatkan ke departemen ini. Dalam model desentralisasi, masing-masing departemen dapat memproses pembelian mereka sendiri.
Terlepas dari model organisasi yang digunakan, aktivitas pengadaan harus lebih diawasi dan ditinjau daripada proses lainnya. Penggunaan sumber daya perusahaan untuk membeli barang dan jasa harus didasarkan pada kepatuhan terhadap kebijakan dan prosedur khusus untuk mengurangi kemungkinan penipuan atau pencurian. Biasanya, jenis aktivitas dipantau oleh departemen akuntansi dan audit internal.
Di departemen pengadaan, direktur bertanggung jawab atas perencanaan strategis, pengembangan kebijakan, dan memberikan saran pengadaan kepada manajemen senior. Sebagian besar organisasi memiliki petugas pengadaan yang bertanggung jawab untuk mengelola proses permintaan proposal, tender tender, dan proses terkait lainnya. Posisi paling junior di departemen pengadaan adalah pembeli. Pembeli biasanya bertanggung jawab atas komoditas atau jenis produk tertentu. Dia mengeluarkan permintaan pembelian dan pesanan kepada pemasok yang disetujui, berdasarkan kebutuhan internal.
Tujuan utama departemen pengadaan adalah untuk mengelola proses yang digunakan untuk pembelian barang dan jasa oleh organisasi. Perencanaan lanjutan, pembelian kelompok, dan harga yang dinegosiasikan adalah semua strategi yang digunakan untuk mengurangi biaya dan meningkatkan profitabilitas. Di sebagian besar organisasi, penerapan strategi pengadaan digunakan untuk mengurangi biaya overhead dan operasional tanpa mengorbankan layanan kepada pelanggan.
Agar memenuhi syarat untuk posisi di departemen pengadaan, sebagian besar organisasi memerlukan ijazah perguruan tinggi minimum dalam bisnis, pengadaan, administrasi bisnis, atau bidang terkait. Untuk menjadi pejabat pembelian, manajer, atau direktur, gelar sarjana atau sertifikasi profesional seringkali diperlukan. Posisi ini memiliki tingkat tanggung jawab yang lebih besar, dan begitu banyak perusahaan membutuhkan lebih banyak pendidikan.
Peningkatan penggunaan teknologi dalam bisnis telah mengakibatkan pengembangan dan adopsi pengadaan elektronik, atau eprocurement. Dengan menggunakan Internet, perusahaan dapat membeli produk dari situs web pemasok, mengirimkan pesanan secara elektronik, dan menerima faktur secara elektronik. Proses ini mengurangi inefisiensi, menurunkan biaya baik untuk pemasok maupun pelanggan, dan menjadi semakin populer. Di banyak perusahaan, transisi ke pengadaan elektronik berjalan lambat, karena kompleksitas teknologi dan perubahan total dalam proses bisnis yang diperlukan. Namun, bidang pengadaan ini diperkirakan akan tumbuh, karena potensi penghematan biaya dan peningkatan efisiensi.