Administrasi kepegawaian yang lebih dikenal dengan manajemen sumber daya manusia (SDM) adalah koordinasi dan pengaturan karyawan dalam suatu perusahaan. Ini melibatkan pengorganisasian, perekrutan, perekrutan, pelatihan, dan penilaian pekerja. Resolusi konflik dan kepatuhan hukum juga merupakan aspek penting. Dengan tim SDM yang baik melakukan pekerjaan mereka dengan baik, perusahaan seringkali pada akhirnya akan lebih efisien dan kompetitif, menghasilkan pendapatan tambahan.
Organisasi
Di sebagian besar bisnis, tenaga kerja yang terorganisir dengan baik menghasilkan efisiensi, produktivitas, dan pendapatan yang lebih besar. Oleh karena itu, tujuan pertama administrasi personalia adalah mengatur semua karyawan sedemikian rupa sehingga memungkinkan mereka untuk bekerja sama dan menyelesaikan tugas dengan cara terbaik. Contoh masalah di area ini termasuk berapa banyak departemen yang diperlukan, berapa banyak individu yang harus ada di setiap departemen, berapa rasio manajer terhadap karyawan yang seharusnya, dan rantai komando alternatif apa yang harus digunakan ketika manajer tidak dapat dihubungi. Organisasi juga berurusan dengan cara menugaskan individu ke proyek tertentu, serta menjaga karyawan tetap sehat dan aman di lingkungan kerja.
Rekrutmen dan Perekrutan
Begitu orang-orang di tim administrasi personalia perusahaan tahu bagaimana mengatur pekerja dan proyek mereka, mereka mulai merekrut dan mempekerjakan karyawan secara aktif. Mereka memposting pemberitahuan tentang posisi yang tersedia, mengatur atau mengambil bagian dalam acara seperti bursa kerja, dan melakukan wawancara awal untuk menemukan kandidat yang paling memenuhi syarat dan berpengalaman. Mereka kemudian menyampaikan informasi tentang kandidat terakhir kepada manajer departemen, yang sering melakukan wawancara terakhir dan menelepon tentang siapa yang akan dipekerjakan.
Pelatihan
Karyawan yang baru mengenal perusahaan tidak selalu mengetahui kebijakan dan prosedur bisnis, bahkan jika mereka memiliki pengalaman dan keahlian yang luar biasa. Pelatihan hampir selalu diperlukan untuk memperbaiki ini. Anggota departemen SDM dapat mengembangkan acara pelatihan dan dokumentasi yang diperlukan untuk membuat karyawan bekerja secara efisien. Mereka juga mengumpulkan dan mengawasi pelatihan tambahan, seperti yang diperlukan untuk maju ke posisi yang berbeda di perusahaan. Dalam beberapa kasus, mereka bermitra dengan berbagai lembaga pendidikan untuk mengembangkan program yang memungkinkan karyawan mendapatkan sertifikasi atau gelar yang terkait dengan industri.
Penilaian
Sebagian besar perusahaan ingin tahu bahwa kinerja karyawan mereka pada tingkat tertentu. Mereka juga ingin tahu bahwa para pekerja mengikuti kebijakan dan prosedur dengan baik. Oleh karena itu, salah satu tugas tim administrasi personalia adalah mengembangkan teknik dan alat yang dapat digunakan manajer untuk tujuan penilaian. Contoh umum adalah formulir standar untuk tinjauan kinerja karyawan. Pekerja SDM menggunakan data yang dikumpulkan melalui item-item ini untuk menganalisis aktivitas di dalam perusahaan dan untuk membuat keputusan seperti apakah akan menaikkan gaji.
Resolusi konflik
Keuntungan menggunakan orang daripada mesin adalah bahwa individu dapat menjadi inovatif dan menampilkan proses berpikir logis berdasarkan pengalaman, tetapi orang tidak selalu cocok saat mereka berusaha untuk melakukan ini. Departemen SDM bertanggung jawab untuk menyelesaikan konflik yang mungkin timbul di perusahaan, terutama konflik antara tingkat manajemen yang berbeda. Mereka juga bekerja untuk menyelesaikan konflik yang tidak bersifat interpersonal, seperti karyawan baru yang merasa tidak pada tempatnya di lingkungan kerjanya. Menyimpan catatan terperinci terkait aktivitas ini adalah suatu keharusan, karena beberapa konflik pada akhirnya mengarah pada tindakan disipliner atau pemutusan hubungan kerja yang, jika tidak dilaksanakan dengan benar, dapat menyebabkan tuntutan hukum.
Pekerja manajemen personalia umumnya lebih mudah menyelesaikan konflik ketika mereka memiliki kerangka kerja yang solid dari kebijakan dan prosedur yang jelas untuk dijadikan sandaran. Kebijakan dan prosedur memungkinkan karyawan departemen personalia tetap objektif saat mereka mencoba menemukan solusi yang layak. Mereka juga memastikan bahwa setiap solusi yang diajukan sejalan dengan tujuan perusahaan. Tim SDM bekerja sama dengan anggota manajemen untuk menyusun dokumentasi kebijakan dan prosedur untuk alasan ini.
Kepatuhan Hukum
Anggota tim SDM melihat kebijakan dan peraturan tidak hanya untuk perusahaan mereka, tetapi juga untuk yurisdiksi mereka. Mereka memastikan bahwa karyawan mengisi formulir pajak yang tepat, misalnya, dan dokumen lain yang diperlukan pemerintah. Tugas ini menantang karena undang-undang baru disahkan secara teratur, yang mengharuskan pekerja administrasi personalia untuk menyesuaikan aktivitas dan dokumentasi dalam bisnis. Hal ini penting karena kegagalan untuk mematuhi satu peraturan pun dapat membahayakan reputasi dan operasi perusahaan.