Penulisan penawaran adalah bagian penting dari kelangsungan hidup dan keberadaan banyak perusahaan. Perusahaan harus memenangkan penawaran agar dapat bertahan dalam bisnis, dan proposal penawaran dibuat melalui penulisan penawaran. Sumber dana dari mana penawaran berlaku terbatas, membuat penawaran tertulis yang baik menjadi suatu keharusan. Mengamankan dana ini untuk korporasi juga merupakan proses yang sulit dan kompetitif, karena semua perusahaan membutuhkan uang pada satu waktu atau lainnya.
Menulis penawaran adalah keterampilan yang dapat disempurnakan dan diperkuat dengan waktu dan latihan. Beberapa bisnis memiliki penulis tawaran mereka sendiri di dalam perusahaan, sementara yang lain menggunakan layanan yang menulis tawaran, permintaan proposal, dan templat tawaran. Permintaan proposal (RFP) adalah dokumen yang merupakan bagian dari proses penawaran yang digunakan untuk mengajukan proposal untuk layanan tertentu. Permintaan template proposal biasanya mirip dengan template tawaran atau template proposal umum. Ini terdiri dari format dasar yang dapat digunakan oleh penulis tawaran sebagai titik awal dan dari sana menyesuaikan gaya penulisan dan bahasa dengan perusahaan yang diwakilinya.
Karena penulisan penawaran biasanya perlu dilakukan pada tenggat waktu yang ketat untuk mengamankan dana yang diperlukan, perusahaan sering kali beralih ke layanan penulisan untuk menulis penawaran bagi mereka. Layanan ini akan sering mencakup konsultasi penawaran, kuesioner pra-kualifikasi, RFP, pengajuan Undangan untuk Tender (ITT), proofreading, pengeditan, penelitian, penyiapan semua dokumen, dan pelatihan presentasi. Terkadang perusahaan harus mempresentasikan penawaran mereka sebelum kelompok menyediakan dana. Organisasi yang menangani penulisan penawaran sering kali bersedia memberikan sesi pelatihan bagi perusahaan tentang taktik dan strategi terbaik untuk digunakan saat mempresentasikan penawaran.
Sebelum penulisan penawaran dapat terjadi, perusahaan harus mengumpulkan semua catatan dan data keuangan mereka, termasuk laporan pajak dan informasi penggajian. Formulir penawaran dan lembar proposal penawaran juga harus diperoleh, yang menguraikan semua aturan yang harus diikuti dalam penawaran. Orang atau organisasi yang menulis penawaran juga harus mempertimbangkan laporan inspeksi. Seringkali, penawaran bahkan tidak akan dipertimbangkan kecuali penawaran tersebut berisi laporan inspeksi yang sesuai dari gedung atau kantor tempat penawaran dikeluarkan.
Semua persyaratan penawaran harus diuraikan secara eksplisit dalam dokumen karena korespondensi lisan tidak selalu dihormati. Saran terbaik untuk penulisan penawaran adalah mengurusnya lebih awal. Jangan menunggu sampai batas waktu mendekat karena penawaran akan terburu-buru, dan evaluator akan mengetahuinya. Penawaran harus direncanakan dengan baik; ini seringkali paling baik dilakukan dengan menggunakan garis besar sebelum penulisan dilakukan. Pastikan tulisannya persuasif dan menarik, karena tawaran yang paling berhasil menarik perhatian pembaca dengan segera.