Vendor adalah individu atau bisnis yang memasok barang atau jasa kepada individu atau bisnis lain. Manajemen vendor adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan proses menemukan, mengkualifikasi, dan melakukan bisnis dengan vendor. Kegiatan umum termasuk meneliti vendor, menegosiasikan kontrak, mendapatkan penawaran, mengevaluasi kinerja, membuat dan memperbarui file vendor, dan memastikan bahwa pembayaran dilakukan dengan benar.
Setelah bisnis menentukan bahwa ia memiliki kebutuhan yang harus dialihdayakan, manajemen vendor dimulai. Perusahaan harus menemukan satu atau lebih vendor yang dapat memasok barang atau jasa yang dibutuhkan dan mengevaluasi setiap vendor berdasarkan harga, kemampuan, waktu penyelesaian, kualitas kerja, dan reputasi perusahaan. Proses ini sering kali memerlukan permintaan harga, memeriksa referensi, dan meneliti perusahaan melalui sumber online. Ini mungkin juga termasuk memeriksa stabilitas keuangan, asuransi, dan sertifikasi vendor potensial.
Setelah vendor dipilih, manajemen vendor adalah masalah mengelola kumpulan vendor, menugaskan pekerjaan atau kontrak sesuai kebutuhan, memantau kinerja vendor, dan memastikan bahwa persyaratan kontrak dipatuhi. Di perusahaan besar, manajer vendor sering kali memiliki lebih dari satu vendor di kumpulan untuk setiap jenis produk layanan. Vendor tertentu mungkin lebih disukai, artinya mereka adalah pilihan pertama ketika sebuah proyek muncul. Lainnya mungkin vendor cadangan, yang akan dipanggil jika vendor pilihan tidak dapat menerima proyek yang diberikan atau gagal untuk melakukan.
Manajemen vendor sering kali melibatkan banyak dokumen elektronik atau manual. Banyak sistem hutang dagang memerlukan vendor untuk diatur dalam database. Ini mungkin memerlukan pengumpulan informasi kontak vendor, sertifikat asuransi, dan nomor identifikasi wajib pajak. Jika vendor akan memiliki akses ke informasi kepemilikan atau pribadi, kerahasiaan atau perjanjian semacam itu biasanya harus ditandatangani dan ditempatkan di file vendor. Banyak perusahaan memerlukan file vendor untuk diperbarui setiap tahun, sehingga manajer vendor perlu memastikan bahwa dokumen saat ini diperoleh setiap tahun.
Istilah manajemen vendor biasanya digunakan dalam konteks operasi bisnis, tetapi individu mungkin juga perlu mengelola vendor dari waktu ke waktu. Pemilik rumah, misalnya, mungkin perlu membuat kontrak dengan tukang atap atau desainer interior; dalam situasi ini, dia perlu mendapatkan tawaran, memilih vendor, memantau kualitas pekerjaan, dan memproses pembayaran, seperti yang dilakukan bisnis. Salon rambut, agen asuransi, fasilitas penitipan anak, dan layanan pribadi serupa juga merupakan contoh vendor yang sering bekerja sama dengan seseorang.