Varians persediaan adalah kejadian bisnis umum di mana jumlah persediaan di toko kurang dari apa yang disiratkan oleh catatan. Cara termudah untuk menemukan varians inventaris adalah meminta seseorang memindai seluruh inventaris toko dan membandingkan inventaris sebenarnya dengan catatan inventaris. Setelah varians ditemukan, manajer dapat memilih untuk mengabaikannya atau proaktif dalam membatasi varians di masa depan. Penyebab varians ini mungkin pencurian eksternal atau internal, item yang hilang, atau item yang dihancurkan dan tidak dicatat. Toko cenderung menargetkan varians 2 persen atau kurang, dan angka yang lebih tinggi dari ini dapat menjadi masalah.
Ada beberapa cara untuk menemukan varians persediaan, tetapi cara yang paling umum adalah dengan meminta karyawan memindai semua item di toko atau di departemen tertentu, seperti sepatu pria di toko sepatu. Setelah seorang karyawan memindai inventaris, manajer biasanya akan membandingkan nilai yang dipindai dengan nilai inventaris yang tercatat dalam basis data bisnis. Jika database menunjukkan jumlah yang berbeda, maka ada varians. Varians bisa lebih tinggi dari jumlah database, tetapi ini jarang terjadi dan biasanya tidak serius.
Ketika varians persediaan ditemukan, manajer dapat memutuskan bagaimana mendekati situasi. Beberapa manajer mungkin melihat ini sebagai kejadian sementara dan percaya bahwa upaya untuk mengurangi varians hanya akan menjadi usaha yang sia-sia. Manajer lain mungkin melihat catatan dan video untuk melihat mengapa varians terjadi, dan mereka mungkin membuat aturan dan kebijakan untuk mencoba mengurangi varians. Sebagian besar toko memiliki kebijakan yang menyatakan bahwa manajer harus melaporkan penyimpangan kepada manajemen tingkat atas dan bekerja untuk memperbaikinya.
Alasan varians persediaan bervariasi, tetapi ada beberapa penyebab umum. Pencurian adalah salah satu yang paling umum dan ganas, dan dapat berupa pencurian internal atau eksternal yang menyebabkan varians. Kemungkinan lain adalah bahwa barang-barang tersebut hilang begitu saja dan, setelah beberapa pencarian, dapat ditemukan. Jika produk perlu dimusnahkan karena ada kesalahan produksi atau ada yang mengembalikan barang bekas, maka dapat menimbulkan penyimpangan jika pemusnahan tidak dicatat.
Varians inventaris dapat menghancurkan keuntungan, sehingga sebagian besar bisnis bertujuan untuk persentase varians yang rendah. Tujuan umum untuk sebagian besar bisnis adalah 2 persen, tetapi beberapa mencoba untuk 1 persen atau kurang. Jika varians jauh lebih tinggi dari ini, seperti 5 atau 10 persen, ini dapat menimbulkan masalah serius dan bisnis ini mungkin perlu ditutup.