Umumnya, karyawan dibayar pada tingkat yang ditetapkan, baik berdasarkan jam atau gaji. Di Amerika Serikat, pemberi kerja wajib membayar Jaminan Sosial, Medicare, kompensasi pekerja, negara bagian, federal, dan seringkali pajak lokal untuk setiap karyawan. Majikan juga harus memotong sebagian dari pajak ini dan biaya lainnya dari gaji karyawan, dan semua transaksi ini harus dicatat untuk keperluan audit dan pajak.
Layanan penggajian adalah perusahaan yang akan, dengan biaya tertentu, menangani semua fungsi ini secara mandiri, membebaskan waktu pemilik bisnis untuk hal-hal yang lebih penting. Setelah akun dibuat, pemberi kerja hanya menyediakan layanan dengan daftar semua karyawan, jam mereka bekerja, dan varian apa pun. Data ini kemudian diproses dan dana ditransfer dari bank pemberi kerja ke rekening layanan penggajian. Karyawan dibayar baik dengan cek standar atau setoran langsung. Majikan kemudian diberikan laporan gaji dan pajak.
Sebuah layanan penggajian sering menawarkan layanan lain juga. Pengusaha dapat menyerahkan pengelolaan administrasi tunjangan dan layanan pensiun perusahaan. Liburan dan waktu istirahat juga bisa dilacak. Beberapa layanan bahkan menawarkan opsi untuk mengelola pembayaran pajak majikan, menangani masalah manajemen waktu dan tenaga kerja, membantu kepatuhan pajak, mengelola pengeluaran, dan bahkan bantuan pra-penyaringan. Layanan ini juga secara rutin menangani dokumen yang diperlukan untuk setoran langsung gaji karyawan. Biaya untuk layanan bervariasi tergantung pada ukuran akun dan jenis layanan yang diberikan. Biasanya, ada biaya per orang, ditambah biaya per cek yang dikeluarkan.
Perusahaan layanan penggajian pertama didirikan pada tahun 1949 oleh mantan Senator New Jersey Frank Lautenberg, dan saudara Henry dan Joseph Traub. Awalnya bernama Automatic Payrolls, perusahaan menawarkan layanan sederhana menggunakan kalkulator elektro-mekanis dan mesin pembukuan Comptometer. Penggajian Otomatis, yang kemudian berganti nama menjadi Pemrosesan Data Otomatis (ADP), mengikuti perkembangan teknologi. ADP menjadi pionir dalam penggunaan pembukuan terkomputerisasi, dimulai dengan punch card dan diakhiri dengan teknologi tercanggih di industrinya.
ADP tumbuh dengan mengakuisisi perusahaan penggajian yang lebih kecil, dan akhirnya go public pada tahun 1961. Perusahaan terus berkembang, dan diakui sebagai pemimpin dalam industri layanan penggajian dengan lebih dari 500,000 pelanggan dan staf lebih dari 40,000 orang. Saat ini, ADP tidak hanya menangani penggajian, tetapi juga menangani berbagai layanan perantara dan dealer.
Keberhasilan ADP berfungsi sebagai model bisnis layanan penggajian, dan konsep ini terus berkembang seiring dengan peningkatan teknologi. Saat ini, banyak layanan berinteraksi langsung dengan pelanggan mereka melalui Internet. Pelanggan cukup memasukkan data penggajian ke portal Web-nya dan transaksi segera diproses. Pelanggan memiliki akses ke semua catatan penggajian dan personel, dan informasi ini dapat diperbarui saat diperlukan. Laporan dapat diakses dengan cepat, menyederhanakan tugas penggajian perusahaan dan menghilangkan kesalahan yang mahal.
Proliferasi layanan penggajian yang terkomputerisasi telah menyebabkan beberapa kasus penipuan dan pencurian dana secara langsung. Oleh karena itu, sangat penting untuk melakukan penelitian untuk memastikan bahwa perusahaan tertentu memiliki reputasi dan dapat diandalkan. Bagaimanapun, perusahaan ini akan memiliki akses ke catatan paling rahasia perusahaan, termasuk rekening banknya. Selain itu, jika layanan gagal melakukan pembayaran pajak sesuai jadwal, perusahaan akan dimintai pertanggungjawaban dan didenda. Karena kasus ini umumnya jarang terjadi, manfaat menggunakan layanan penggajian lebih besar daripada risikonya.