Perusahaan mengeluarkan cek penggajian sebagai pembayaran aktual atau gaji bersih yang diterima karyawan dari pemberi kerja setelah selesainya periode pembayaran kerja. Cek penggajian adalah instrumen keuangan yang memungkinkan dana yang tertulis di cek didebit dari rekening bank pemberi kerja dan dikreditkan ke karyawan.
Cek penggajian dapat mengambil beberapa bentuk; cek fisik, transfer dana elektronik, rekening penggajian elektronik atau uang tunai. Undang-undang ketenagakerjaan Amerika melarang pembayaran karyawan yang menggunakan barang atau bahan lainnya.
Jumlah cek penggajian juga dikenal sebagai pembayaran bersih. Jumlah ini sama dengan total gaji atau gaji kotor, berdasarkan jumlah jam kerja dikalikan tarif per jam untuk periode atau gaji tahunan dibagi dengan jumlah periode pembayaran dalam setahun. Dari gaji kotor, pemotongan diambil atas nama federal dan pemerintah negara bagian untuk keuntungan legislatif, seperti pajak penghasilan, FICA, SS, Pajak Kesehatan dan asuransi pengangguran. Setiap manfaat tambahan yang telah dipotong diambil dari gaji kotor setiap periode. Jumlah yang tersisa adalah gaji bersih atau cek gaji.
Undang-undang ketenagakerjaan menyatakan bahwa karyawan hanya dapat dibayar berdasarkan periode pembayaran yang ditetapkan. Pilihannya adalah harian, mingguan, dua mingguan, dua minggu atau bulanan. Cek penggajian harus dikeluarkan kepada karyawan untuk pekerjaan yang diselesaikan selama periode pembayaran dalam jangka waktu tertentu dari akhir periode pembayaran.
Cek penggajian harus ditandatangani oleh eksekutif resmi perusahaan. Jika terjadi kebangkrutan bisnis, cek penggajian dilindungi dan harus dibayar sebelum permintaan kreditur lainnya diselidiki.
Cek gaji fisik menjadi basi tanggal 6 bulan setelah tanggal cek. Jika cek tidak diserahkan kepada lembaga keuangan untuk pencairan selama periode ini, cek tersebut tidak berlaku lagi. Cek pengganti harus diminta dan diterbitkan untuk nilai nominal cek asli.
Majikan yang mengeluarkan cek penggajian memiliki tanggung jawab untuk memberikan saran pembayaran dengan setiap cek gaji. Anjuran pembayaran harus membuktikan pembayaran kotor, semua pemotongan dan nama manfaat dari dana tersebut, pembayaran bersih dan periode penggajian. Nasihat harus disertakan dengan semua gaji meskipun jumlahnya sama selama beberapa periode.
Jumlah total pemotongan pemerintah harus diringkas pada akhir setiap tahun kalender dan pernyataan perpajakan yang dikeluarkan untuk setiap karyawan pada akhir Februari tahun kalender berikutnya. Formulir yang tepat digunakan untuk melaporkan informasi penggajian bervariasi, tergantung pada jenis pendapatan, negara bagian dan tujuh faktor lainnya.
Semua jumlah yang dipotong dari cek penggajian harus disetorkan ke agen yang sesuai dalam jangka waktu tertentu. Setiap pengiriman uang harus mencakup jumlah pemotongan karyawan, nama karyawan, periode penggajian, dan nama pemberi kerja. Potongan negara bagian dan federal memiliki tenggat waktu pengiriman uang tertentu dan biaya penalti dibebankan ketika majikan terlambat dengan pengajuan mereka. Setiap pemberi kerja yang memotong dana dari cek gaji karyawan dan gagal mengirimkannya akan dikenakan tuntutan pidana.