Saat Anda menulis surat bisnis, Anda diharapkan mengikuti format tertentu. Format memiliki beberapa variasi dan kecuali Anda mengambil kelas menulis surat, orang mungkin tidak secara khusus mengukur jarak antara bagian atas halaman dan alamat Anda, dan antara alamat yang tercantum dan sapaan Anda. Aspek terpenting ketika Anda menulis surat bisnis adalah membuat tujuan Anda — mengapa Anda menulis surat itu — sangat jelas. Namun demikian, Anda harus terbiasa dengan format dasar, sebelum Anda mulai mengkhawatirkan apa dan bagaimana Anda akan menulis.
Jika Anda menggunakan program pengolah kata, periksa program Anda untuk templat surat bisnis. Ini dapat membuat pekerjaan Anda lebih mudah karena mereka telah mengatur margin dan biasanya memberi tahu Anda dengan tepat di mana menempatkan hal-hal seperti alamat. Jika Anda tidak memiliki template seperti itu, maka surat Anda dapat diformat dengan dua cara. Yang pertama disebut format blok dan format indentasi kedua. Kecuali ditentukan, Anda dapat menggunakan salah satu format atau variasinya. Perbedaan besar antara kedua format adalah paragraf tidak memiliki lekukan, dan teks dapat dibenarkan sehingga setiap baris memiliki panjang yang sama. Dalam format indentasi, tidak semua baris akan sama panjangnya, dan kalimat pertama setiap paragraf akan diindentasi lima spasi.
Ada sedikit variasi pada setiap format, jadi penjelasan ini bertujuan untuk satu cara menulis surat bisnis dengan cepat, menggunakan format blok, tanpa membenarkan teks Anda. Surat bisnis harus memiliki margin sebagai berikut: satu inci (2.54 cm) di atas, bawah, kiri dan kanan. Periksa program pengolah kata Anda sebelum memulai dan atur margin ini jika perlu. Font harus 12 poin, dan Times New Roman adalah pilihan yang lebih disukai.
Jika Anda mengetik dengan kop surat perusahaan, Anda tidak perlu mengawali surat dengan alamat Anda. Jika Anda menggunakan kertas standar, Anda harus mulai dari margin atas dengan alamat Anda. Tidak perlu menyertakan nama Anda dengan alamat Anda. Cukup sertakan alamat Anda, dan jika Anda mau, nomor telepon dan email. Tambahkan tanggal langsung setelah alamat. Anda dapat membuat indentasi alamat Anda sehingga menjadi rata dengan margin kanan, tetapi dapat dimulai dari margin kiri, yang lebih mudah.
Lewati satu baris dan tulis nama orang yang Anda kirimi surat, jabatan atau perusahaan mereka, dan alamat mereka. Setiap entri seperti nama, gelar, dan alamat jalan harus berada pada baris terpisah. Kota, negara bagian, dan kode pos harus menjadi baris terakhir. Urutan berikut diperlukan untuk alamat: Perusahaan, Orang, Jabatan, dan Alamat.
Lewati baris lain dan mulailah dengan salam Anda. Ini harus formal. Jika Anda menulis kepada Ms. Smith, Anda akan menulis Dear Ms. Smith:. Gunakan titik dua alih-alih koma setelah salam.
Beri jarak satu baris dan mulai paragraf isi pertama Anda. Pastikan untuk menyatakan dengan jelas maksud surat dalam paragraf pertama ini. Gunakan paragraf tambahan, dengan satu spasi di antaranya, jika diperlukan untuk memperluas poin Anda atau memberikan contoh. Setelah menyelesaikan paragraf isi, lewati satu baris dan tulis “Hormat kami,” kata penutup Anda, lalu lewati sekitar tiga hingga empat baris sebelum mengetik nama Anda, dan judul Anda jika ada. Sebelum surat bisnis dikirimkan, jangan lupa untuk secara fisik menandatangani nama Anda dengan tinta hitam di ruang antara penutup dan nama yang Anda ketikkan.
Tujuan ketika Anda menulis surat bisnis adalah untuk menyampaikan maksud Anda secara efektif. Anda tidak bisa efektif jika surat Anda penuh dengan kesalahan. Jangan hanya menjalankan pemeriksaan ejaan, tetapi juga memeriksa makalah Anda untuk menemukan kesalahan tata bahasa, kata-kata yang sering membingungkan, dan masalah tanda baca. Baca surat itu keras-keras untuk memastikan bahwa Anda menyampaikan maksud Anda dengan jelas. Gunakan bahasa yang sederhana, tetapi hindari kontraksi atau bahasa gaul apa pun. Surat bisnis yang ditulis dengan baik dan langsung pada intinya sangat penting, terutama jika Anda menulis dari bisnis lain. Kemampuan Anda dalam menulis surat bisnis yang mudah dipahami dan bebas kesalahan mencerminkan profesionalisme perusahaan Anda.