Pesanan pembelian adalah komitmen untuk membeli, dokumen hukum yang diberikan dari pembeli kepada penjual. Proses pesanan pembelian dimulai dengan penetapan nomor dan dokumen unik yang menjabarkan semua aspek proses pembelian. Persyaratan perjanjian pesanan pembelian dapat mencakup pengiriman, tanggal pengiriman, biaya, deskripsi barang dagangan, ekspektasi pembayaran, dan banyak lainnya.
Besar atau kecil, produsen yang ingin membatasi jumlah persediaan yang ditebar di lantai gudang akan menunggu pesanan pembelian dari pelanggan untuk mulai mengisi pesanan. Proses pesanan pembelian dimulai dengan dokumen dari pembeli ke penjual yang menguraikan harapan produk serta persyaratan pengiriman. Pabrikan kemudian biasanya mengeluarkan pesanan penjualan, yang merupakan pengakuan atas harapan tersebut. Jika pesanan pembelian dan pesanan penjualan cocok, ini membatasi tanggung jawab kedua belah pihak karena pesanan pembelian adalah kontrak yang mengikat secara hukum untuk membeli.
Setelah pesanan penjualan dibuat, pabrikan dapat mulai mengerjakan pesanan tersebut. Ini mungkin termasuk pembelian bahan, perekrutan tenaga kerja dan modifikasi peralatan. Proses pesanan pembelian melindungi produsen jika pembeli memutuskan untuk mundur dari penjualan setelah biaya dikeluarkan oleh penjual. Pembeli juga dilindungi oleh proses ini karena tidak berkewajiban untuk menerima atau membayar barang dagangan yang tidak memenuhi harapan yang digariskan dalam dokumen.
Proses pesanan pembelian juga membantu merampingkan pemesanan dengan mendaftar semua atau sebagian besar variabel yang terlibat dalam proses pemesanan. Ini termasuk deskripsi barang dagangan, tanggal perkiraan, biaya pasti, syarat pembayaran, dan bahkan pihak mana yang berkewajiban membayar biaya pengiriman. Proses ini sangat berharga ketika mengimpor atau mengekspor, karena banyak istilah telah menjadi universal dalam arti dan mudah diidentifikasi oleh negara lain.
Banyak produsen menggunakan pesanan pembelian untuk merencanakan anggaran arus kas berbulan-bulan, atau bahkan bertahun-tahun, sebelumnya. Siklus dari tanggal pesanan pembelian dikeluarkan sampai waktu pengiriman dilakukan dan pembayaran diterima mungkin cukup lama. Sebuah bisnis harus merencanakan pengeluarannya dengan tepat agar dapat membuat kebutuhan tunai jangka pendek, seperti penggajian.
Setelah pesanan pembelian dikeluarkan dan pesanan penjualan diakui, pekerjaan dimulai. Proses berakhir dengan pengiriman barang dan penerbitan faktur, meskipun beberapa produsen memerlukan semua atau sebagian pembayaran sebelum pengiriman. Setelah barang dagangan diterima dan faktur dibayar, proses pesanan pembelian selesai.