Seorang eksekutif umumnya seseorang yang memegang posisi tingkat yang lebih tinggi di sebuah perusahaan, seperti manajer atau asisten manajer. Administrasi cenderung pada kebutuhan orang itu dan kebutuhan yang harus dipenuhi eksekutif untuk melakukan pekerjaannya dengan benar. Biasanya, administrasi kantor eksekutif diterjemahkan menjadi mengurus kebutuhan kantor dan beberapa kebutuhan pribadi karyawan tingkat tinggi sehingga dia dapat berhasil melaksanakan pekerjaan. Perawatan seperti itu dapat melibatkan banyak hal yang berbeda.
Ketika orang melihat program pelatihan administrasi kantor, mereka sering diberitahu bahwa ini akan mempersiapkan mereka untuk mengelola kantor kecil atau untuk mengambil posisi tingkat yang lebih rendah seperti sekretaris atau asisten administrasi. Jumlah staf di sebuah kantor dapat menentukan posisi dan tanggung jawab, dan beberapa orang menjalankan seluruh kantor dengan jabatan seperti sekretaris eksekutif. Administrasi tidak selalu berarti manajemen kantor, yang merupakan perbedaan penting yang harus dibuat ketika orang memilih karier.
Pada dasarnya, setiap staf pendukung di kantor eksekutif melakukan semacam administrasi kantor eksekutif. Pekerjaan yang mungkin dilakukan atau dipenuhi setiap hari termasuk menjawab telepon, menerima pesan dan membuat janji. Setiap pekerja di kantor mungkin menggunakan steno untuk merekam surat yang didiktekan dan kemudian mengetiknya, mengoreksinya, mendapatkan tanda tangan, dan mengirimkannya. Sebagian besar kantor juga harus menyimpan catatan kegiatan mereka, dan asisten administrasi atau sekretaris mungkin bertanggung jawab untuk memelihara sistem file, mengarsipkan semua catatan, dan mengeluarkan file yang diperlukan, sebagaimana diperlukan.
Pengarsipan tidak harus di atas kertas lagi, dan administrasi kantor eksekutif kemungkinan akan menggunakan beberapa program komputer bisnis untuk memelihara catatan tertentu. Demikian pula, sementara di masa lalu menjawab telepon dan menulis surat mungkin merupakan sumber komunikasi yang paling umum, seseorang yang bekerja di administrasi kantor hari ini mungkin mengirim pesan teks, tweet, atau komunikasi email kepada orang-orang di dalam atau di luar kantor. Masih ada kemungkinan bahwa orang-orang yang merupakan bagian dari tim administrasi mungkin memiliki kontak langsung dengan publik atau dengan orang lain dalam bisnis yang mampir ke kantor untuk rapat atau berbicara dengan eksekutif, dan beberapa karyawan mungkin perlu campur tangan untuk itu. eksekutif jika dia tidak tersedia untuk kunjungan atau pertemuan panjang.
Bagian dari administrasi ini adalah melihat kebutuhan eksekutif. Ini dapat mencakup pemeliharaan kalender untuknya, membuat atau membatalkan janji temu, dan menjadwalkan transportasi dan rencana perjalanan sesuai kebutuhan. Pekerjaan juga dapat melibatkan lebih banyak tugas pribadi seperti mengomunikasikan tanggal dan waktu dengan keluarga eksekutif atau mengambil barang-barang seperti dry cleaning.
Di anak tangga teratas administrasi kantor eksekutif adalah manajemen, dan karyawan ini dapat berpartisipasi dalam semua aktivitas yang disebutkan di atas, sambil juga mengelola kantor dan karyawan mana pun. Ini bisa berarti mereka bertindak sebagai penyelia, memiliki kekuasaan untuk merekrut, memecat atau mendisiplinkan, dan mereka mengadakan rapat atau komunikasi lainnya dengan karyawan agar kantor tetap berjalan lancar. Untuk semua level karyawan di kantor ini, tujuannya adalah untuk bekerja secara profesional dan efisien untuk mendukung pekerjaan eksekutif. Jelas, jenis pekerjaan dapat bervariasi dengan jabatan masing-masing eksekutif dan jenis perusahaan tempat pekerja kantor dan eksekutif dipekerjakan.