Peran asisten administrasi profesional sangat penting dalam pengoperasian banyak bisnis. Meskipun asisten administrasi profesional cenderung memiliki tugas yang sama dengan asisten administrasi, dia biasanya memiliki pengalaman bertahun-tahun dan/atau gelar sarjana, dan akan sering bekerja dengan eksekutif di perusahaan dan mungkin juga berfungsi sebagai manajer kantor. Tanggung jawab pekerjaan asisten administrasi bervariasi, tetapi seringkali bersifat klerikal. Setiap asisten administrasi akan membutuhkan kemampuan untuk bekerja dengan baik dengan orang lain, memiliki keterampilan organisasi yang sangat baik, dan mahir dalam mengetik dan bekerja di komputer.
Menurut Departemen Tenaga Kerja AS, asisten administrasi profesional dapat bekerja di kantor baik dalam kapasitas administrasi atau administrasi, memastikan bahwa bisnis berjalan secara efektif dan efisien. Beberapa tugas mereka mungkin termasuk mengelola komunikasi antara bisnis, pelanggan, dan karyawannya, seperti melalui surat, telepon, atau email; penjadwalan pertemuan; pengaturan janji; menyimpan catatan pengarsipan dengan hati-hati, atau mengembangkan sistem pengarsipan; membantu karyawan lain dengan proyek atau penelitian; dan membuat pengaturan perjalanan. Sebagian besar asisten administrasi profesional melakukan semua tugas ini dan banyak lagi.
Beberapa tanggung jawab tambahan mungkin termasuk mempekerjakan dan melatih karyawan baru, membantu pelanggan atau klien yang datang ke kantor, dan memelihara persediaan kantor. Ini mungkin berarti menginventarisasi persediaan dan memesan apa yang dibutuhkan, serta menyimpan catatan pembukuan yang cermat. Seorang asisten administrasi profesional harus terbiasa dengan peralatan teknologi di kantor dan mampu melakukan perbaikan kecil atau memutuskan kapan harus memanggil seseorang untuk memperbaiki peralatan.
Seorang asisten administrasi profesional membutuhkan kemampuan untuk bekerja secara mandiri dan membuat keputusan. Dia perlu memutuskan informasi mana yang perlu diteruskan ke bos, serta apa yang dapat ditangani secara mandiri. Asisten administrasi yang berfungsi dalam peran manajer kantor perlu memastikan bahwa kebijakan kantor dipertahankan, yang mungkin berkaitan dengan masalah seperti aturan berpakaian atau waktu istirahat yang diminta. Penting juga untuk memastikan bahwa rantai komando diikuti, jika kantor adalah lingkungan yang lebih formal.
Beberapa asisten administrasi profesional berlatih untuk bekerja di bidang tertentu, seperti bidang hukum atau medis. Area-area ini umumnya memerlukan pelatihan tambahan untuk mempelajari terminologi dan metodologi khusus dari lingkungan di mana mereka akan bekerja. Asisten di bidang ini sering dibayar dengan upah lebih tinggi daripada di lingkungan kantor standar.
Ada banyak program sertifikat dan kelas individu yang tersedia untuk melatih asisten administrasi. Jenis pelatihan dan sertifikasi ini dapat terlihat bagus di resume, dan meningkatkan peluang untuk dipekerjakan. Banyak asisten administrasi, bagaimanapun, hanya mempelajari keterampilan mereka yang berharga di tempat kerja, dan mendapatkan kenaikan gaji dan promosi melalui layanan yang andal selama bertahun-tahun.