Formulir proposal penawaran adalah dokumen yang digunakan oleh kontraktor dan pemasok untuk memberikan harga pada suatu proyek atau pekerjaan. Formulir ini digunakan dalam bisnis untuk banyak kegiatan pengadaan, dan juga banyak digunakan dalam industri konstruksi untuk menentukan harga proyek bangunan. Template proposal penawaran awal dibuat oleh pemilik, pengembang atau pembeli, dan diselesaikan oleh kontraktor atau pemasok sesuai dengan kebutuhan pemilik.
Proposal penawaran sering dikeluarkan sebagai tanggapan atas permintaan proposal (RFP). Ketika pemilik atau pengembang perlu menyewa kontraktor atau membeli bahan dari pemasok, pemilik akan mengeluarkan RFP kepada calon penawar. RFP seringkali berisi formulir proposal penawaran yang harus dilengkapi dan diserahkan oleh setiap penawar. RFP juga akan menunjukkan jenis informasi apa yang harus disertakan dengan setiap tawaran.
Untuk menyelesaikan proposal penawaran, kontraktor pertama-tama harus memperkirakan biaya pelaksanaan pekerjaan yang ditentukan, atau memasok produk tertentu. Dia kemudian harus mengisi harganya pada template penawaran sesuai dengan instruksi pemilik. Formulir proposal juga dapat mencakup bagian yang terkait dengan alternatif, tambahan, proyek sampingan, atau persyaratan khusus. Sebagian besar formulir ini akan mencakup informasi tentang jadwal pengiriman proyek, serta kondisi dan informasi proyek. Biasanya ada juga area bagi penawar untuk mencantumkan pengecualian atau ketentuan tertentu pada harga mereka.
Template ini menawarkan sejumlah keuntungan bagi penawar dan pemilik proyek. Keuntungan utama bagi pemilik adalah bahwa teknik ini menawarkan perbandingan harga “apel-ke-apel”, yang berarti bahwa pemilik dapat dengan cepat membandingkan harga karena ruang lingkup dan kondisi proyek serupa atau identik. Kontraktor memiliki keuntungan mengetahui dengan tepat apa yang diharapkan pemilik, dan bagaimana harga harus disajikan untuk kejelasan. Template proposal tawaran juga membantu mencegah pemilik menjadi bingung dengan pengecualian atau perbedaan ruang lingkup yang tercantum pada tawaran kontraktor individu.
Meskipun formulir proposal penawaran sering dibuat oleh pemilik untuk proyek tertentu, banyak kontraktor juga memiliki formulir sendiri. Ketika RFP diterbitkan dan tidak menyertakan formulir proposal penawaran, kontraktor atau pemasok akan menggunakan formulirnya sendiri untuk mengajukan harga proyek. Formulir ini biasanya berisi semua syarat dan ketentuan standar yang disyaratkan oleh kontraktor, dan mencakup ruang bagi penawar untuk menambahkan informasi harga, serta kondisi dan pengecualian proyek tertentu.