Persediaan seringkali merupakan pengeluaran besar bagi pengecer, produsen, dan perusahaan lain dengan operasi berbasis persediaan. Analisis inventaris memungkinkan tim manajemen perusahaan untuk menemukan kekurangan dalam sistem dan meningkatkan operasi. Ada aspek yang berbeda dalam proses ini. Pemilik dan eksekutif harus meninjau sistem akuntansi persediaan, pengendalian internal, dan aliran fisik barang. Analisis inventaris mungkin juga memerlukan karyawan jangka panjang yang terus-menerus meninjau proses inventaris untuk mempertahankan prosedur yang tepat.
Dua jenis sistem akuntansi persediaan hadir dalam bisnis: perpetual dan periodik. Analisis persediaan dapat membantu perusahaan menentukan mana yang akan digunakan dan apakah sistem saat ini berfungsi dengan baik atau tidak. Sistem perpetual membuat pembaruan ke buku besar perusahaan untuk setiap penjualan, pembelian, atau penyesuaian item persediaan. Sistem periodik hanya memperbarui akun persediaan pada akhir bulan. Penghitungan inventaris fisik diperlukan untuk kedua sistem, meskipun lebih sedikit untuk sistem perpetual.
Selama analisis persediaan, perusahaan harus meninjau proses produksinya untuk menentukan sistem mana yang akan digunakan. Proses batch tunggal atau barang individual yang diproduksi satu per satu sering kali termasuk dalam sistem perpetual. Pembaruan yang sering pada akun inventaris membantu melacak data keuangan. Perusahaan yang memproduksi set besar barang homogen biasanya menggunakan sistem periodik. Pembaruan yang lebih jarang berfungsi dengan baik karena jenis barang yang diproduksi biasanya sama.
Pengendalian internal adalah tindakan perlindungan yang dilakukan perusahaan untuk melindungi persediaan. Ini termasuk pesanan pembelian yang telah diberi nomor sebelumnya, mengamankan lokasi fisik untuk menyimpan inventaris, dan sistem keamanan atau kamera untuk mengawasi inventaris dalam bisnis. Mempekerjakan karyawan terikat dan memisahkan tugas inventaris di antara karyawan juga merupakan kontrol internal. Analisis persediaan mengidentifikasi apakah pengendalian internal saat ini bekerja dengan baik dan pengendalian internal apa yang diperlukan untuk lebih melindungi persediaan. Kontrol internal seringkali berbeda di antara perusahaan karena mereka menggunakan yang khusus untuk operasi mereka.
Aliran fisik persediaan adalah aspek lain dari analisis persediaan. Ini melibatkan meninjau operasi persediaan dari awal sampai akhir. Memesan, menerima, menyimpan, dan menjual praktik inventaris semua perlu ditinjau untuk menentukan seberapa baik mereka bekerja. Proses ini juga bekerja dengan baik dengan mengidentifikasi masalah pengendalian internal. Pembaruan tentang cara karyawan menyelesaikan setiap tugas dalam proses inventaris dapat membantu perusahaan mengamankan aset ini.
Analisis persediaan tidak harus menjadi proses yang jarang terjadi dalam bisnis. Perusahaan harus secara aktif meninjau dan memperbarui prosedur inventaris sesering mungkin untuk memastikan tidak ada penipuan atau penggelapan dalam praktik perusahaan. Menetapkan jadwal khusus untuk analisis inventaris juga memastikan penyelesaian tugas yang tepat oleh karyawan.