Proses manajemen dokumen adalah sistem di mana dokumen diatur dan disimpan untuk referensi di masa mendatang. Proses ini bisa sangat sederhana, seperti ketika seseorang memasukkan kuitansi ke dalam kotak sepatu dengan sedikit atau tanpa organisasi. Prosesnya juga bisa sangat canggih, seperti ketika sebuah perusahaan telah merancang seperangkat pemindai yang kompleks untuk mengumpulkan, mengatur, dan menyimpan informasi yang diambil dari formulir yang telah dirancang sebelumnya yang diberi nomor referensi sebelum dikatalogkan dan diarsipkan di gudang. Dalam kedua acara tersebut, elemen dasar dari manajemen dokumen telah diberlakukan.
Secara umum, manajemen dokumen menganut gagasan bahwa dokumen perlu dikumpulkan, dipesan, dan diarsipkan menurut beberapa jenis rencana untuk tujuan bersama. Dalam kebanyakan kasus, manajemen dokumen digunakan karena individu atau perusahaan berencana untuk menggunakan, atau harus memperhitungkan kebutuhan masa depan, informasi dari dokumen. Informasi dalam dokumen tersebut umumnya dapat disatukan atau dikelompokkan menurut beberapa jenis kebutuhan atau tujuan, seperti akuntansi, sejarah, atau kepatuhan terhadap peraturan.
Dalam skala kecil, setiap wajib pajak orang pribadi menerapkan proses pengelolaan dokumen ketika mengatur dokumen pajak untuk pengajuan tahunan. Secara umum, dokumen yang diperlukan untuk tahun tersebut akan dikelompokkan dalam satu tempat yang mudah ditemukan, seperti folder di lemari arsip. Kesatuan dokumen, seperti kuitansi, tagihan, kontribusi, dan formulir pajak, terdiri dari persyaratan keseluruhan untuk melengkapi formulir pajak tahunan dan memiliki dokumentasi yang diperlukan untuk mendukung entri pada formulir pajak. Ketika pengembalian diajukan dan dokumentasi pendukung dilampirkan, kumpulan informasi dan dokumen yang dihasilkan sering ditempatkan dengan pengembalian pajak tahun sebelumnya, diatur menurut tahun. Ini adalah bentuk dasar dari manajemen dokumentasi.
Manajemen dokumen mungkin juga rumit, terlibat, multi-langkah, dan mahal. Khususnya dengan perusahaan besar yang mengumpulkan informasi konsumen, manajemen dokumen yang efektif sangat penting. Misalnya, lembaga keuangan sering kali melibatkan investor yang lengkap, dokumen yang ketat sebelum investasi. Lembaga mungkin diminta oleh otoritas pengatur tidak hanya untuk mengumpulkan informasi spesifik dari klien, tetapi juga untuk mengatur informasi dengan cara tertentu dan memelihara dokumentasi dalam format yang dapat diakses untuk jangka waktu tertentu. Oleh karena itu, lembaga tersebut dapat menggunakan proses pengelolaan dokumen yang kompleks.
Dalam contoh seperti itu, setelah perusahaan menerima dokumen awal, formulir hardcopy dapat dipindai menjadi gambar digital dan dikirim ke jaringan database komputer untuk pengumpulan dan pengaturan informasi. Hardcopy kemudian dapat diberi nomor referensi, ditempatkan di dalam kotak sesuai dengan cap tanggal dan waktu, dan dikirim ke gudang yang menggunakan serangkaian proses manajemen dokumennya sendiri. Dalam hal hardcopy diperlukan untuk mengklarifikasi perselisihan atau memenuhi persyaratan peraturan, itu dapat dengan mudah diambil dari arsip besar dokumen serupa.