Pesanan pembelian perusahaan (PO) adalah dokumen yang dikirim oleh perusahaan ke vendor produk atau layanan. Ini menyatakan dengan tepat apa yang dibeli dan berapa harganya. Setelah vendor menerima dan menerima pesanan pembelian, itu bertindak sebagai kontrak antara perusahaan dan vendor. Pesanan pembelian perusahaan memperjelas antara kedua belah pihak apa yang diharapkan dan berapa biayanya.
Pesanan pembelian lebih dari sekadar metode untuk menempatkan pesanan. Di sebagian besar perusahaan, pesanan pembelian adalah langkah pertama dalam proses akuntansi. Penerbitan pesanan pembelian biasanya dilakukan oleh departemen akuntansi dan akan membuat catatan hutang dagang. Ini juga menciptakan alat pelacak untuk pesanan yang belum diselesaikan. Di perusahaan yang melakukan ratusan atau ribuan pembelian setiap bulan, ini menjadi mekanisme pelacakan yang sangat diperlukan.
Dari perspektif vendor, pesanan pembelian perusahaan memberikan kejelasan dan mekanisme akuntansi. Penerimaan pesanan pembelian perusahaan tidak hanya memberikan vendor kontrak tertulis dengan pembeli, tetapi juga menjadi langkah pertama dalam membuat jejak piutang. Pesanan pembelian ini penting ketika mencoba mendapatkan pembiayaan atau pinjaman bisnis karena vendor mendokumentasikan berapa banyak uang yang akan mengalir ke perusahaan dan kapan diharapkan akan diterima.
Elemen khas dari pesanan pembelian perusahaan termasuk tanggal; nomor PO; nama, alamat dan informasi telepon kedua belah pihak; dan deskripsi barang dan jasa dengan harga dan total. Baik untuk pembeli maupun penjual, nomor PO menjadi mekanisme pelacakan utama untuk semua pesanan yang ditempatkan di antara keduanya.
Variasi pesanan pembelian perusahaan adalah pesanan tetap yang membuat pesanan selama periode waktu tertentu. Ini memungkinkan diskon kuantitas untuk produk atau layanan yang tidak harus dikirimkan sekaligus. Jenis PO ini biasanya untuk produk atau layanan yang dikirimkan secara berkala selama setahun. Misalnya, pesanan pembelian dapat diterbitkan untuk pengiriman bulanan persediaan kertas atau pemeliharaan triwulanan unit pendingin udara.
Untuk perusahaan kecil, membuat proses pesanan pembelian mungkin tampak berlebihan, tetapi setelah dijalankan dengan benar, ini menghemat waktu dan uang. Ini memberi pembeli dan penjual nomor PO yang memudahkan pelacakan pesanan. Ini juga membuat dokumen hukum antara kedua belah pihak yang menjamin pembeli harga yang dinegosiasikan dan memberikan vendor dokumen yang secara hukum memberikan hak atas dana yang terutang.