Kantor atau departemen pengadaan biasanya diatur dalam portofolio keuangan perusahaan atau organisasi besar. Ada dua struktur organisasi yang digunakan untuk pengadaan: terpusat dan spesifik pabrik. Di kantor pengadaan terpusat, semua permintaan dan aktivitas pembelian dikelola oleh grup administratif pusat. Dalam struktur khusus pabrik, setiap fasilitas fisik memiliki kantor pengadaannya sendiri.
Dalam pengadaan terpusat, biasanya ada lima peran: pembeli, petugas pengadaan, manajer pengadaan, direktur, dan analis pengadaan. Kelima anggota tim pengadaan memberikan layanan kepada setiap departemen dalam struktur organisasi. Pengguna departemen dapat mengajukan permintaan pembelian mereka secara elektronik atau melalui telepon, faks, atau email. Kantor pengadaan pusat dirancang untuk mengelola kebutuhan klien, sambil memastikan kepatuhan terhadap kebijakan pengadaan.
Agar memenuhi syarat untuk posisi dalam pengadaan, semua kandidat diminta untuk menyelesaikan diploma perguruan tinggi minimum dalam bisnis atau pembelian. Staf pengadaan profesional biasanya memiliki sebutan profesional, seperti Certified Procurement Professional (CPP). Dalam model terpusat, pembeli adalah posisi entry-level. Petugas pengadaan dan analis keduanya merupakan posisi profesional, dengan manajer pengadaan memegang tanggung jawab pengawasan. Direktur pengadaan menetapkan arah strategis dan terlibat dalam negosiasi bernilai tinggi.
Dalam struktur khusus pabrik, orang dengan peringkat tertinggi di kantor biasanya adalah manajer pengadaan. Setiap manajer pengadaan mungkin memiliki satu atau dua petugas pembelian dan beberapa pembeli sebagai staf. Jumlah total staf tergantung pada ukuran fasilitas dan volume pembelian. Manajer pembelian biasanya melapor kepada kepala keuangan atau pengontrol di dalam pabrik atau fasilitas.
Terlepas dari struktur organisasinya, tugas utama staf pengadaan adalah menemukan kombinasi terbaik dari harga, kualitas, dan layanan. Setiap anggota kantor diharapkan memberikan layanan kepada kelompok kliennya, memahami persyaratan, dan berkomunikasi dengan komunitas pemasok. Menemukan pemasok terbaik dan menyelesaikan pesanan pembelian melibatkan serangkaian langkah yang dirancang untuk memastikan proses yang terbuka dan adil.
Analisis pembelian terutama merupakan fungsi sentral dan dapat diatur sebagai tanggung jawab jasa keuangan. Orang ini membuat laporan untuk melacak aktivitas pembelanjaan terhadap kontrak, pembelanjaan umum, dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan. Pelatihan tambahan dalam statistik dan manajemen data sering diperlukan dalam peran ini. Laporan-laporan ini biasanya diberikan kepada manajemen senior, baik untuk melacak pengeluaran aktual maupun untuk memantau kinerja kantor pengadaan.