Istilah pengadaan cetak digunakan untuk menggambarkan proses yang digunakan untuk mengelola biaya terkait pencetakan dan pencetakan. Banyak perusahaan besar menghabiskan banyak uang dan waktu staf untuk mengatur pekerjaan pencetakan besar, atau penyediaan layanan pencetakan dalam organisasi. Tujuan pengadaan cetak adalah untuk mengelola biaya-biaya tersebut melalui penerapan serangkaian konsep pengadaan strategis.
Konsep utama dalam pengadaan strategis adalah bahwa melalui perencanaan lanjutan dan aktivitas pembelian terkonsolidasi, organisasi dapat mengalami penghematan biaya yang signifikan. Selain pengurangan biaya yang sebenarnya, proses ini dapat mengarah pada operasi bisnis yang lebih efisien dan oleh karena itu meningkatkan profitabilitas.
Di sebagian besar organisasi besar, setiap departemen diharuskan menyerahkan anggaran tahunan pengeluarannya untuk tahun tersebut. Dalam pengadaan cetak, informasi terkait biaya pencetakan diteruskan ke departemen pengadaan. Petugas pengadaan bertanggung jawab untuk meninjau informasi dan menentukan apakah ada peluang untuk pengadaan strategis.
Contoh yang umum digunakan dalam pengadaan percetakan adalah percetakan brosur. Banyak perusahaan mengizinkan departemen untuk menemukan printer mereka sendiri, menegosiasikan harga berdasarkan volume mereka dan memilih jenis brosur yang mereka inginkan. Dalam pengadaan cetak, kontrak dinegosiasikan dan ditandatangani dengan daftar pendek pemasok, berdasarkan volume kegiatan yang dianggarkan untuk tahun tersebut. Semua departemen mendapat manfaat dari harga per halaman yang lebih rendah, serta penghematan waktu staf untuk menemukan banyak pemasok dan meminta penawaran.
Jenis pembelian strategis ini bekerja paling baik dalam organisasi yang berkomitmen untuk mengurangi biaya. Masalah seputar tanggal pengiriman, memutuskan apakah partisipasi bersifat wajib atau sukarela, dan masalah layanan pelanggan harus diselesaikan secara internal. Bicaralah dengan pengguna bisnis untuk menentukan persyaratan pasti mereka dan temukan kesamaan jika memungkinkan.
Pembelian kelompok adalah proses menggabungkan kebutuhan sumber daya total untuk departemen yang berbeda dan membuat satu pesanan pembelian atau kontrak. Departemen dapat secara fisik ditempatkan di gedung yang berbeda, dengan persyaratan produk, selama semua produk ini termasuk dalam kontrak asli. Praktik ini semakin umum di perusahaan pemerintah dan sektor publik, di mana jenis barang yang sama dapat dibeli untuk lembaga atau departemen yang berbeda.
Administrasi overhead adalah biaya organisasi untuk seluruh pengadaan untuk membayar siklus. Ini termasuk gaji dan biaya dukungan untuk staf pengadaan, pemrosesan faktur, pemeriksaan produksi, dan penyelesaian pertanyaan vendor. Organisasi yang menggabungkan jumlah total yang diperlukan untuk periode waktu tertentu dapat memperoleh harga yang lebih rendah, berdasarkan tingkat pemesanan tertentu. Penetapan harga dan negosiasi massal sangat penting saat menyelesaikan proyek pengadaan cetak. Negosiasi harga dan layanan biasanya diselesaikan oleh direktur pengadaan atau agen pembelian senior.