Permintaan informasi, atau RFI, adalah strategi bisnis umum yang dirancang untuk memungkinkan calon klien mengumpulkan data mengenai layanan dan dukungan yang ditawarkan oleh penyedia potensial yang berbeda. Format dokumen yang tepat akan bervariasi, berdasarkan jenis dan kedalaman informasi yang ingin diperoleh klien. Seringkali, permintaan informasi adalah dokumen pertanyaan dan jawaban langsung yang membutuhkan jawaban yang sangat sederhana, memungkinkan klien untuk mengirimkan permintaan ke beberapa pemasok dan dengan mudah membandingkan tanggapan.
Sementara permintaan informasi memiliki beberapa karakteristik yang mirip dengan permintaan proposal atau RFP, pelanggan cenderung menggunakan RFI sebagai sarana pengumpulan data dasar sebagai persiapan untuk memutuskan vendor mana yang akan dipilih untuk menerima undangan untuk mengajukan proposal resmi. RFI tipikal tidak memberikan banyak latar belakang klien, dan cenderung lebih fokus pada praktik bisnis umum, berbagai barang dan jasa yang tersedia dari pemasok, dan terkadang harga standar yang dipublikasikan. Sebaliknya, RFP biasanya akan melampaui informasi dasar ini, memberikan data tambahan tentang klien, meminta harga berdasarkan penggunaan volume, dan mengundang pemasok untuk menanggapi dengan solusi untuk kebutuhan spesifik klien.
Dari perspektif ini, permintaan informasi dapat dilihat sebagai sarana pengumpulan informasi yang kemudian dievaluasi dan digunakan untuk menentukan langkah selanjutnya dalam proses. Jika idenya adalah untuk akhirnya mencari vendor untuk pembentukan pengaturan kontrak jangka panjang, klien dapat mengirim RFI ke beberapa bisnis yang menawarkan produk dasar yang diinginkan. Setelah semua tanggapan diterima, klien kemudian membandingkan manfaat dari setiap tanggapan, akhirnya mempersempit daftar kandidat RFP menjadi beberapa pilihan. Pada saat itu, vendor yang berhasil melewati tahap awal ini diundang untuk mengajukan proposal, biasanya menggunakan permintaan dan format tertentu yang disediakan oleh klien potensial.
Permintaan informasi juga dapat digunakan sebagai proses bisnis dasar untuk mengevaluasi vendor potensial di mana tidak ada kesepakatan kontrak jangka panjang yang praktis. Dalam skenario ini, RFI berfungsi untuk mengidentifikasi vendor yang menawarkan harga standar paling kompetitif untuk barang dan jasa yang mungkin dibutuhkan klien dari waktu ke waktu. Misalnya, bisnis lokal dapat mengirimkan RFI ke semua toko perlengkapan kantor lokal sebagai sarana untuk mengetahui mana yang memiliki harga terendah untuk perlengkapan kantor umum, mana yang menawarkan diskon volume jika pesanan melebihi jumlah tertentu, dan yang mengantarkan pesanan dengan atau tanpa biaya pengiriman. Data disimpan dalam file, memungkinkan usaha kecil untuk membuat keputusan tentang di mana membeli perlengkapan kantor saat dibutuhkan.