Kas kecil adalah sejumlah kecil uang yang akan disimpan perusahaan untuk pengeluaran tidak material. Rekonsiliasi kas kecil adalah proses melihat penerimaan pengeluaran kas kecil dan mencocokkan totalnya kembali dengan jumlah kas awal. Langkah-langkah yang sering dilakukan termasuk meninjau permintaan kas kecil individu, menganalisis penerimaan untuk uang yang dibelanjakan, menyeimbangkan kas, memposting entri jurnal, dan mengisi kembali uang. Departemen akuntansi biasanya menangani tugas-tugas ini, meskipun perusahaan kecil mungkin bergantung pada pemilik atau sekretaris.
Sebagian besar perusahaan mengharuskan karyawan untuk mengisi dokumen kecil atau meminta kas kecil. Ini mungkin memerlukan otorisasi manajerial sehingga perusahaan menghindari memberikan uang untuk tujuan non-bisnis. Ini juga membantu akuntan melacak siapa yang memiliki dana kas kecil dan menindaklanjuti dengan orang-orang ini untuk memastikan uang itu tidak dicuri oleh karyawan. Permintaan kas kecil juga akan kembali ke akuntan bersama dengan sisa kas dan kwitansi pembelian untuk rekonsiliasi kas kecil.
Akuntan harus hati-hati menganalisis penerimaan ketika akan melalui rekonsiliasi kas kecil. Hal ini memungkinkan akuntan untuk mengetahui apakah uang tersebut dibelanjakan dengan tidak semestinya atau bahwa barang yang dibeli tidak dibutuhkan oleh perusahaan. Proses dasar untuk merekonsiliasi penerimaan individu adalah mencocokkan permintaan dana awal dengan sisa kas dan tanda terima. Setelah selesai, akuntan kemudian akan merekonsiliasi seluruh dana kas kecil.
Rekonsiliasi kas kecil melibatkan pengambilan saldo awal kotak kas kecil dan mengurangkan total pengeluaran berdasarkan penerimaan yang dikembalikan. Akuntan kemudian dapat menambahkan uang tunai saat ini di dalam kotak dan membandingkannya dengan angka yang dihitung. Jika angka-angka tersebut cocok, maka rekonsiliasi kas kecil selesai. Perbedaan mungkin mengharuskan akuntan untuk menemukan kesalahan dan menemukan apakah kas lebih tinggi atau lebih rendah dari angka yang dihitung. Perusahaan mungkin tidak melihat perbedaan ini sebagai material, yang mengakibatkan rekonsiliasi yang tidak lengkap.
Setelah proses pencocokan tanda terima selesai, akuntan akan membuat entri jurnal untuk memposting pengeluaran ke buku besar akuntansi. Organisasi besar dapat memposting jumlah tersebut ke akun pengeluaran lain-lain. Usaha kecil mungkin ingin memisahkan pengeluaran ini sehingga mereka tidak memiliki rekening pengeluaran lain-lain yang besar. Setelah diposting, akuntan akan mengajukan permintaan untuk mengisi kembali dana kas kecil. Ini biasanya melibatkan pengiriman permintaan cek ke departemen hutang, meminta otorisasi dari pemilik atau manajer, dan menguangkan cek di bank perusahaan. Dana tersebut kemudian akan masuk ke kotak kas untuk digunakan di masa mendatang.