Sebagian besar perusahaan harus berurusan dengan arus kas, dan untuk melacak aliran penagihan dan pendapatan, faktur dapat digunakan. Faktur adalah tagihan yang merinci layanan yang diberikan atau produk yang dibeli dan biaya keseluruhannya. Ini mungkin datang dari vendor luar untuk perusahaan atau mungkin dikeluarkan dari perusahaan ke perusahaan atau pelanggan lain. Buku faktur adalah cara untuk mengatur dan menyimpan semua faktur ini. Ada banyak alasan bisnis dapat menyimpan faktur, termasuk untuk tujuan pajak, analisis arus kas, dan pencatatan.
Ada banyak manfaat untuk menyimpan buku faktur. Di AS dan beberapa wilayah lain, beberapa bisnis mungkin dapat mengurangi banyak pembelian mereka sepanjang tahun saat mengajukan pajak. Ketika ini dilakukan, ada kemungkinan perusahaan harus membuktikan pembelian ini dilakukan dan bahwa jumlah tertentu telah dibayarkan. Waktu lain yang baik untuk mengatur catatan faktur dalam buku faktur adalah saat menganalisis arus kas. Sebagian besar perusahaan akan memeriksa arus kas sekali setiap kuartal, dan faktur dapat menunjukkan dari mana uang mengalir dan berasal.
Penyimpanan catatan keseluruhan adalah alasan paling umum untuk menyimpan buku faktur. Kadang-kadang, mungkin ada kebutuhan untuk menunjukkan kepada vendor apa yang telah dibayar atau untuk menunjukkan kepada pelanggan apa yang belum dibayar. Buku-buku ini dapat diatur dengan cara apa pun yang sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Ketika diperlukan, memiliki faktur di lokasi yang nyaman dapat membantu menghindari kebingungan atau perselisihan.
Banyak bisnis menggunakan perangkat lunak faktur elektronik. Ini dapat bekerja dalam banyak cara dan sekali lagi memungkinkan perusahaan untuk mengatur dan memuat faktur dengan cara yang sesuai dengan mereka. Menyimpan catatan secara elektronik dapat menghemat waktu dan ruang, dan biasanya ada banyak jenis perangkat lunak yang tersedia dalam berbagai rentang harga.
Masih ada perusahaan lain yang menggunakan faktur kertas dan elektronik. Buku faktur mungkin berisi kertas, juga disebut faktur fisik. Buku elektronik mungkin telah memindai salinan faktur tersebut atau mungkin hanya memasukkan data darinya dan mengaturnya untuk penelitian cepat. Ada manfaat untuk keduanya, dan bagaimanapun perusahaan memilih untuk menyimpan faktur mereka sepenuhnya sesuai dengan kebutuhannya.
Beberapa perusahaan mungkin menggunakan banyak faktur setiap hari. Sering kali, faktur ini lebih kecil, dan lebih banyak yang dapat diurutkan di buku faktur. Umumnya disarankan agar perusahaan menyimpan faktur antara tiga dan tujuh tahun. Ini dapat membuat beberapa tumpukan buku, yang dapat disimpan di ruang atau gedung catatan yang sepenuhnya terpisah.