Audit cetak biasanya dilakukan oleh organisasi besar untuk mengantisipasi permintaan layanan cetak untuk proposal atau pembaruan kontrak. Tujuan utama dari audit cetak adalah untuk mengumpulkan metrik pada penggunaan printer saat ini, metode yang berbeda untuk mengakses sumber daya pencetakan, dan menentukan total biaya operasional yang terkait dengan kegiatan pencetakan. Istilah audit biasanya dikaitkan dengan tinjauan keuangan terperinci. Namun, tujuan utama dari setiap audit adalah agar para profesional yang tidak memihak mengumpulkan informasi dan memberikan laporan formal untuk membantu pengambilan keputusan di tingkat eksekutif.
Ruang lingkup audit cetak harus didefinisikan dengan jelas di awal proses untuk memastikan tanggapan yang layak. Definisi fungsi cetak atau pekerjaan terkait sangat penting, karena asumsi dapat menghasilkan kesimpulan yang salah. Misalnya, audit cetak dapat mencakup fotokopi, pemindaian dokumen elektronik, dan pekerjaan cetak atau campuran dari opsi-opsi ini. Di perusahaan atau industri lain, pencetakan dapat mencakup semua pemasok atau kontrak pencetakan eksternal untuk item seperti brosur, pamflet, dan item terkait.
Langkah pertama dalam audit cetak apa pun adalah mengumpulkan metrik penggunaan. Semua printer memiliki penghitung salinan, dan unit digital menyimpan informasi ini secara elektronik. Beberapa printer dikenal sebagai unit multifungsi dan memiliki kemampuan untuk mencetak, memindai, dan memfotokopi. Metrik untuk masing-masing tugas ini disimpan secara terpisah. Unit yang memiliki opsi warna dan hitam putih juga memisahkan kedua tugas ini untuk akurasi yang lebih baik.
Audit cetak yang komprehensif harus mencakup informasi tentang bagaimana sumber daya pencetakan diakses. Seringkali ada beberapa proses dalam organisasi yang sama, dan ini dapat didasarkan pada jenis layanan yang diakses. Misalnya, kantor modern memiliki printer berjaringan lengkap yang biasanya digunakan bersama oleh sekelompok orang. Fasilitas lain mungkin memiliki printer individual yang terletak di setiap stasiun kerja. Pekerjaan cetak besar atau permintaan khusus dapat dikirim ke daftar vendor yang dipilih atau yang dipilih secara acak dari buku telepon.
Total biaya operasi untuk semua aktivitas yang berhubungan dengan pencetakan adalah bagian penting dari setiap audit cetak. Informasi ini harus mencakup biaya peralatan tetap, bahan habis pakai, layanan perbaikan, biaya pencetakan eksternal, listrik, dan kebutuhan ruang. Bagi sebagian besar perusahaan, total biaya aktivitas pencetakan cukup tinggi dan merupakan tempat yang tepat untuk memperkenalkan langkah-langkah penghematan biaya. Saat mengukur total biaya operasi, waktu staf yang didedikasikan untuk pemeliharaan dan dukungan unit-unit ini juga harus disertakan.