Ada lima peran dalam tim pengadaan: pembeli, petugas pengadaan, manajer pengadaan, direktur, dan analis pengadaan. Pengadaan adalah istilah lain untuk pembelian dan digunakan untuk menggambarkan kegiatan yang berkaitan dengan pembelian bahan dan perlengkapan untuk pengoperasian bisnis atau organisasi lain. Semua anggota tim pengadaan menyediakan layanan dan keterampilan penting yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan organisasi besar secara efektif.
Agar memenuhi syarat untuk menjadi anggota tim pengadaan, semua kandidat harus menyelesaikan ijazah perguruan tinggi minimum dalam bisnis atau pembelian. Staf pengadaan profesional diperlukan untuk menyelesaikan gelar sarjana atau diploma empat tahun dari universitas terakreditasi. Selain persyaratan ini, sebagian besar pemberi kerja akan meminta kandidat untuk memperoleh penunjukan profesional sebagai Certified Procurement Professional (CPP). Staf manajerial sering memiliki gelar master dalam administrasi bisnis atau sertifikat pasca sarjana dalam pengadaan.
Dalam tim pengadaan, pembeli adalah posisi entry-level. Petugas pengadaan dan analis adalah posisi profesional tetapi biasanya tidak memiliki tanggung jawab pengawasan. Manajer pengadaan diharuskan untuk menyelesaikan tanggung jawab pengawasan dan manajerial. Direktur pengadaan menetapkan arah strategis dan terlibat dalam negosiasi bernilai tinggi.
Tanggung jawab tim pengadaan biasanya dibagi menjadi dua aspek: komoditas dan nilai dolar. Komoditas adalah istilah yang digunakan untuk menggambarkan sekelompok produk atau layanan tertentu. Tingkat otorisasi sangat erat kaitannya dengan tingkat pendidikan dan jabatan dalam struktur organisasi.
Misalnya, satu pembeli di toko roti dapat ditugaskan semua barang kering dan pembeli lain semua bahan kemasan. Dia bertanggung jawab untuk memilih vendor yang sesuai dari daftar yang disetujui dan mengeluarkan pesanan pembelian. Petugas pembelian bertanggung jawab untuk mengeluarkan permintaan proposal (RFP) dan meninjau pengajuan untuk memilih vendor atau vendor yang disetujui untuk daftar pembeli.
Manajer pembelian bertanggung jawab untuk mengawasi pekerjaan pembeli dan petugas pengadaan. Setiap RFP dengan nilai dolar yang telah ditentukan sebelumnya dikelola oleh manajer pengadaan. Pemisahan ini terlepas dari jenis komoditas.
Analisis pembelian terutama merupakan posisi teknologi informasi. Orang ini bertanggung jawab untuk membuat laporan untuk melacak aktivitas pembelanjaan terhadap kontrak dan pembelanjaan non-kontrak dan memastikan kepatuhan terhadap kebijakan. Pelatihan tambahan dalam statistik, manajemen data, dan keterampilan terkait sering kali diperlukan dalam peran ini.
Direktur pengadaan memilih arah jangka panjang untuk departemen dan berpartisipasi dalam negosiasi kontrak tingkat tinggi. Misalnya, banyak perusahaan beralih ke sistem pengadaan elektronik sebagai metode pengurangan biaya. Perubahan struktural, prosedural, dan kebijakan yang diperlukan untuk pergeseran ini dikelola oleh direktur pengadaan.