Perangkat lunak telekonferensi adalah program komputer yang digunakan untuk memungkinkan beberapa orang di lokasi yang berbeda untuk mendengar dan berbicara satu sama lain menggunakan sistem telekomunikasi. Jenis perangkat lunak ini biasanya digunakan dalam bisnis internasional tetapi juga dapat ditemukan di organisasi dengan kantor cabang yang berlokasi di berbagai bagian negara. Ada tiga jenis perangkat lunak telekonferensi: audio, video, dan multimedia.
Tujuan utama dari perangkat lunak telekonferensi adalah untuk menghilangkan hambatan komunikasi yang diciptakan oleh jarak fisik. Beberapa orang di lokasi yang berbeda semuanya dapat berpartisipasi dalam panggilan yang sama. Perangkat lunak ini sangat hemat biaya untuk organisasi besar dan menghemat waktu berharga sambil meningkatkan komunikasi.
Telekonferensi audio saja adalah yang paling umum. Jika menggunakan program perangkat lunak internal, semua peserta panggilan mengakses perangkat lunak dengan menekan nomor internal. Program ini mengelola semua pengguna yang berbeda dan memastikan koneksi ke konferensi yang tepat melalui penggunaan nomor identifikasi panggilan. Saat menggunakan penyedia layanan, peserta panggilan biasanya menekan nomor 1-800 dan memasukkan nomor ID konferensi untuk bergabung dalam panggilan. Perbedaan utama adalah dalam biaya.
Video telekonferensi memiliki semua fitur yang sama seperti telekonferensi audio saja, tetapi menambahkan komponen visual. Metode ini digunakan dalam situasi di mana menguntungkan untuk melihat peserta lain. Setiap orang harus memiliki kamera web atau perangkat serupa untuk bertindak sebagai sumber video. Para peserta biasanya dapat memodifikasi layar untuk melihat semua orang secara bersamaan atau hanya orang yang berbicara.
Perangkat lunak telekonferensi multimedia menambahkan fungsionalitas perangkat lunak komputer ke dalam pengalaman. Peserta panggilan dapat mengakses alamat Internet Protocol (IP) tertentu dan memungkinkan peserta lain untuk melihat dengan tepat apa yang ada di layar komputer secara real time. Ini adalah alat yang sangat baik untuk menampilkan fitur perangkat lunak, berbagi informasi atau menunjukkan fungsi tertentu.
Ada dua cara untuk mengelola perangkat lunak telekonferensi: secara internal atau melalui penyedia layanan. Perusahaan yang sangat besar dengan jaringan kantor cabang mungkin merasa lebih hemat biaya untuk menerapkan dan mendukung perangkat lunak telekonferensi secara internal. Banyak dari perusahaan ini telah berinvestasi dalam paket perangkat lunak telekomunikasi untuk mengelola semua saluran telepon dan faks mereka. Dalam banyak kasus, telekonferensi adalah modul tambahan dari perangkat lunak yang sama.
Penyedia layanan eksternal menawarkan akses ke perangkat lunak telekonferensi baik melalui kontrak tahunan atau biaya per penggunaan. Daftar fitur yang disediakan biasanya mencakup semuanya, mulai dari panggilan telepon dasar saja hingga telekonferensi berbasis Internet untuk banyak orang. Biaya untuk layanan ini biasanya terkait dengan jumlah peserta bersamaan, dan ini mewakili pemanfaatan sumber daya.