Persyaratan penyimpanan catatan penggajian sangat bervariasi dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi berikutnya, sehingga pemilik bisnis harus memahami undang-undang di wilayah mereka. Beberapa dokumen yang mungkin perlu disimpan menyangkut pajak gaji, tunjangan karyawan, dan catatan jumlah jam kerja. Mereka juga harus mempertimbangkan untuk menyimpan baik salinan digital maupun kertas dari catatan penggajian. Jika memungkinkan, dokumen kertas harus disimpan dalam lemari tahan api agar tidak rusak.
Ini adalah ide yang baik untuk mencari tahu berapa lama catatan penggajian mungkin perlu disimpan. Ini dapat bervariasi dari satu negara ke negara lain, dan biasanya diatur oleh agen pendapatan lokal. Sebagai aturan, sebagian besar catatan perlu disimpan di mana saja dari empat hingga sepuluh tahun setelah transaksi terjadi.
Pemilik bisnis juga harus menentukan catatan penggajian spesifik apa yang perlu disimpan. Beberapa yang penting dapat mencakup dokumen yang membuktikan pajak tertentu dipotong dari gaji karyawan. Seseorang mungkin juga perlu menyimpan catatan yang menunjukkan berapa banyak dia dibayar dan jumlah jam kerja. Praktik penyimpanan catatan penggajian ini dapat membantu membuktikan bahwa anggota staf dibayar setidaknya dengan upah minimum lokal, jika ada. Ini juga dapat membantu menegakkan kepatuhan terhadap undang-undang pekerja anak, jika berlaku.
Pilihan retensi catatan penggajian lainnya dapat mencakup upah lembur, tunjangan karyawan, pembayaran liburan, atau pembayaran sakit. Jika bisnis memberikan kontribusi untuk dana pensiun atau membayar sebagian dari premi asuransi karyawannya, dokumentasi ini juga harus disimpan. Jika karyawan dibayar berdasarkan komisi, supervisor mungkin perlu menyimpan laporan penjualan perusahaan juga.
Salinan catatan baik digital maupun kertas harus disimpan. Ini agar ada file cadangan jika satu set catatan dihancurkan. Catatan digital harus disimpan pada perangkat penyimpanan yang dapat dilepas, seperti hard drive cadangan, disk, atau flash drive, selain memilikinya di hard drive komputer. Salinan kertas harus dikunci dalam lemari tahan api yang terletak di area yang tidak rawan banjir, karena ini dapat membantu memastikan keamanan dokumen-dokumen ini.
Retensi catatan penggajian dapat menjadi bagian penting dari operasi reguler bisnis apa pun. Melakukannya biasanya mudah jika pekerjaan itu dilakukan secara teratur. Menyimpan dokumen dengan cara yang teratur dan untuk jumlah waktu yang diperlukan dapat menghemat banyak sakit hati manajer jika terjadi audit atau penjualan bisnis.