Profesional yang mempraktikkan manajemen personalia bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua karyawan di bawah pengawasan mereka melakukan tugas mereka secara efektif, efisien dan aman. Di kantor bisnis, misalnya, seorang profesional yang bertanggung jawab atas manajemen personalia mungkin menulis jadwal, melakukan evaluasi karyawan, dan mengumpulkan serta menganalisis statistik penting. Perangkat lunak manajemen personalia pada dasarnya adalah program komputer apa pun yang membantu manajer melacak data karyawan yang penting dan terkadang sensitif dengan cara yang dapat menghemat waktu dan uang. Beberapa jenis perangkat lunak manajemen personalia yang paling umum adalah program yang memungkinkan manajer menjadwalkan karyawan; menyimpan dan mengatur kontak dan data pribadi; dan melacak tugas, keterampilan, sertifikasi, dan informasi lain yang diperlukan untuk menjalankan operasi secara efektif.
Perangkat lunak manajemen personalia seringkali berbeda menurut industri. Dalam industri medis atau perawatan kesehatan, misalnya, perangkat lunak semacam ini memungkinkan manajer untuk melihat dengan pasien mana anggota staf mereka bekerja, untuk shift mana anggota staf mereka dijadwalkan dan tugas apa yang dilakukan anggota staf pada shift mereka. Misalnya, perangkat lunak manajemen personel medis memungkinkan manajer untuk melihat perawatan mana yang diberikan selama shift dan pasien mana yang mungkin memerlukan perawatan khusus.
Ketika seorang manajer armada menggunakan perangkat lunak manajemen personalia, di sisi lain, biasanya untuk melacak lokasi kendaraan armadanya. Manajer semacam ini mungkin juga menggunakan sistem penentuan posisi global (GPS) untuk mempelajari di mana karyawan bepergian dengan kendaraan armada mereka. Jika seorang pengemudi tersesat atau mengambil rute yang mungkin membuatnya terlambat atau yang dapat mengakibatkan biaya bahan bakar tambahan, seorang manajer dapat menggunakan perangkat lunak manajemen personalia untuk menghubungi pengemudi.
Profesional seperti manajer sumber daya manusia mungkin menggunakan perangkat lunak manajemen personalia untuk menyimpan dan mengatur data karyawan. Mereka mungkin menggunakan program ini untuk membentuk profil atau akun karyawan, yang dapat mencakup dokumen seperti aplikasi, resume, surat pengantar, surat referensi, dan transkrip akademik. Manajer sumber daya manusia juga dapat menggunakan perangkat lunak ini untuk melacak catatan karyawan, seperti rapat, keluhan, dan penghargaan.
Individu yang menggunakan perangkat lunak manajemen personalia cenderung menggunakan perangkat lunak yang mereka beli dan instal ke komputer dan sistem jaringan bisnis atau perangkat lunak yang mereka gunakan sebagai layanan. Ketika mereka membeli dan menginstal perangkat lunak, mereka biasanya memiliki departemen teknologi informasi (TI) yang bertanggung jawab untuk melakukan peningkatan kinerja dan keamanan. Profesional yang menggunakan perangkat lunak sebagai layanan (SaaS), di sisi lain, biasanya membayar biaya berlangganan ke host perangkat lunak yang bertanggung jawab untuk memperbarui program. Ketika profesional menggunakan perangkat lunak sebagai layanan, mereka sering memiliki akses ke perangkat lunak tersebut dari hampir semua komputer atau perangkat yang memiliki koneksi Internet.