Pemetaan proses bisnis adalah konsep yang menggunakan kata-kata tertulis dan tata letak visual untuk menjelaskan fungsi khas. Karena praktik ini menjadi lebih populer, sejumlah alat pemetaan proses bisnis telah dikembangkan untuk membuatnya lebih mudah dan lebih cepat. Alat yang paling banyak digunakan adalah perangkat lunak pemetaan proses, yang dapat menawarkan banyak manfaat bagi organisasi, termasuk kemampuan untuk mendokumentasikan proses yang ada dan memastikan bahwa proses tersebut efektif dalam mencapai tujuan bisnis.
Alat-alat ini juga dapat menyediakan pemodelan proses, yang memungkinkan wawasan waktu nyata tentang bagaimana perubahan yang diusulkan dapat memengaruhi proses yang ada dan fungsi bisnis secara keseluruhan. Manfaat lain dari perangkat lunak ini adalah untuk membantu mengotomatisasi proses yang ada dan mengintegrasikannya di berbagai area bisnis. Alat pemetaan dapat membantu bisnis mematuhi peraturan seperti ISO 9000, yang mungkin memerlukan dokumentasi proses sistem mutu.
Langkah pertama dalam pemetaan proses bisnis biasanya mendokumentasikan proses bisnis yang ada. Alat pemetaan proses bisnis menyediakan kemampuan untuk membuat diagram alur dan alat lain yang secara visual menggambarkan proses yang ada dan hubungannya satu sama lain. Setelah proses didokumentasikan, proses tersebut dapat dianalisis dan ditinjau untuk memastikan proses tersebut secara memadai menangkap aktivitas kehidupan nyata organisasi. Pemetaan proses juga memudahkan untuk mengidentifikasi inefisiensi dan area untuk perbaikan dalam proses.
Selanjutnya, bisnis dapat membuat model proses yang telah dipetakan. Pemodelan memungkinkan perubahan yang diusulkan pada sistem untuk diimplementasikan dalam situasi hipotetis, yang memungkinkan pemilik proses untuk mengamati kemungkinan hasil dari perubahan dan menilai apakah itu secara efektif mengatasi inefisiensi yang mungkin telah mereka identifikasi pada langkah pertama. Memiliki simulasi proses memungkinkan sejumlah perubahan yang diusulkan untuk diimplementasikan dan efeknya diamati dan dievaluasi sebelum perubahan organisasi yang sebenarnya dibuat.
Organisasi juga dapat menggunakan alat pemetaan proses bisnis untuk mengotomatisasi fungsi yang ada, meningkatkan efisiensi dan keseragaman di berbagai departemen. Perangkat lunak dapat membantu sistem dari departemen yang berbeda “berbicara” satu sama lain dan berbagi informasi yang dibutuhkan. Otomatisasi proses sering menghemat waktu dan uang, dan membantu bisnis yang lebih besar menerapkan proses alur kerja yang seragam di semua area perusahaan.
Keseragaman mungkin diperlukan untuk organisasi yang perlu mematuhi berbagai peraturan, seperti ISO 9000. Banyak badan pengatur mengharuskan bisnis untuk mendokumentasikan proses mereka dan menjamin kepatuhan perusahaan. Alat-alat ini dapat memberikan dokumentasi yang diperlukan, melacak kepatuhan individu, dan mengidentifikasi area di mana pelatihan tambahan diperlukan.