Siklus manajemen pengetahuan menggambarkan cara di mana pengetahuan ditangkap, diproses dan didistribusikan dalam sebuah organisasi. Pengetahuan dapat diambil dari sumber yang menciptakannya di dalam perusahaan atau dari sumber eksternal. Pengetahuan ini kemudian diproses di dalam organisasi dan didistribusikan kepada orang atau departemen terkait yang perlu menggunakannya. Siklus ini dilengkapi dengan umpan balik yang berfungsi untuk memperbarui pengetahuan yang tersimpan dalam organisasi.
Menangkap pengetahuan yang muncul dalam suatu organisasi memerlukan gambaran tentang titik-titik di mana pengetahuan sedang dibuat. Pengetahuan mungkin muncul di departemen penelitian, dari tinjauan atau audit sistem dan proses, dari pengalaman penjualan dan pemasaran atau melalui umpan balik pelanggan atau inovasi terbuka. Pengetahuan juga dapat muncul dari sumber eksternal seperti produk dan proses baru yang dibeli dari pemasok, laporan yang disusun oleh konsultan, jurnal perdagangan, konferensi dan seminar.
Pengetahuan harus ditangkap oleh sistem perangkat lunak yang sesuai atau sistem pelaporan lainnya, atau dikumpulkan oleh personel yang ditunjuk. Penangkapan pengetahuan yang relevan seperti yang muncul dalam suatu organisasi seringkali merupakan salah satu titik lemah dari siklus manajemen pengetahuan. Pekerjaan yang dilakukan untuk pelanggan atau klien dapat diajukan dan diarsipkan tanpa memikirkan relevansinya dengan proyek masa depan. Pengarsipan yang tepat dari pengetahuan yang berguna biasanya bukan prioritas pertama staf yang bekerja di bawah tekanan untuk melayani kebutuhan pelanggan dalam tenggat waktu yang ketat. Sebaliknya, penangkapan pengetahuan dan pengumpulan informasi biasanya harus didorong oleh personel manajemen pengetahuan yang ditunjuk.
Tahap selanjutnya dalam siklus manajemen pengetahuan melibatkan pemrosesan dan distribusi informasi ke titik-titik di mana informasi itu dibutuhkan. Dalam beberapa kasus, personel yang terlibat dalam tugas tertentu dapat mengakses arsip yang relevan dan mendapat manfaat dari pengetahuan yang disimpan dalam organisasi. Distribusi pengetahuan juga perlu didorong oleh personel, seperti manajer pengetahuan yang mengetahui aktivitas dalam organisasi dan dapat mengarahkan informasi yang relevan ke aktivitas yang berguna pada saat dibutuhkan.
Sebagai hasil dari umpan balik, arsip pengetahuan diperbarui dan diperbarui. Umpan balik dan pengalaman suatu produk atau proses dapat menyebabkan modifikasi dalam desain atau produksi. Metode dan teknik pemasaran dapat diubah karena statistik penjualan dan hasil riset pasar dipertimbangkan oleh organisasi. Melalui siklus manajemen pengetahuan, inovasi teknologi dikembangkan melalui penelitian atau inovasi terbuka dan produk dimodifikasi sebagai hasil dari informasi eksternal dari jurnal dan konferensi tentang teknologi yang bersaing.