Sebuah catatan fungsional, juga disebut catatan operasional, adalah dokumen tertulis yang menggambarkan kegiatan perusahaan dan peristiwa sekitarnya. Ini mencatat informasi tertentu dalam format tertentu tetapi bukan catatan administratif. Jenis dokumen ini paling sering dibuat pada atau mendekati waktu aktivitas terjadi dan biasanya dianggap sebagai versi peristiwa yang paling dapat diandalkan karena dibuat dekat dengan informasi yang disajikan.
Bisnis menyimpan catatan sehingga mereka dapat beroperasi lebih efisien, melaporkan aktivitas mereka kepada investor dan lembaga pemerintah, dan mengevaluasi kinerja dengan latar belakang historis. Banyak formulir yang dibuat bisnis untuk membantunya menyimpan catatan bersifat administratif, seperti lembar kontak karyawan. Formulir-formulir ini mendokumentasikan operasi kantor standar dan hal-hal yang diharapkan manajer terjadi secara teratur.
Seringkali, bisnis harus menangkap informasi yang tidak administratif atau standar. Informasi ini seringkali unik dalam waktu, meskipun cara informasi dicatat mungkin seragam. Untuk mendokumentasikan informasi ini, bisnis menggunakan catatan fungsional, atau catatan tertulis tentang apa yang terjadi, yang memungkinkan bisnis untuk mengajukan akun simultan dan mengambil informasi di masa depan jika diperlukan.
Ada banyak jenis arsip fungsional yang berbeda. Mungkin cara termudah untuk memahami penggunaan alat semacam ini adalah dengan memeriksa beberapa contoh umum. Laporan insiden adalah jenis catatan fungsional. Bisnis sering kali meminta staf untuk mengisi laporan insiden yang merinci dengan tepat apa yang terjadi jika seorang karyawan atau pelanggan terluka di tempat atau saat terlibat dalam bisnis perusahaan. Catatan fungsional ini hanya diisi saat dibutuhkan, tetapi sangat penting karena mendokumentasikan peristiwa dalam kata-kata orang-orang yang terlibat, dekat dengan saat peristiwa itu terjadi.
Jenis catatan fungsional lainnya adalah formulir umpan balik pelanggan. Tidak setiap pelanggan akan mengisi formulir umpan balik, dan pelanggan biasanya hanya akan melakukannya ketika dia memiliki sesuatu yang spesifik untuk dikatakan tentang layanan hari ini. Formulir umpan balik adalah catatan fungsional karena mendokumentasikan peristiwa unik yang terjadi pada waktu tertentu dalam kata-kata orang yang terlibat.
Tiket perjalanan adalah catatan fungsional yang diisi lebih sering. Seringkali, perusahaan meminta pengemudinya mengisi laporan dengan rincian perjalanan setiap kali pengemudi mengeluarkan kendaraan perusahaan. Dengan cara ini, jika seorang manajer harus menjawab pertanyaan tentang pengoperasian kendaraan yang terjadi di masa lalu, ia memiliki laporan aktivitas yang disiapkan oleh pengemudi untuk ditinjau.
Catatan fungsional dapat memberi bisnis perlindungan dari kewajiban. Pelanggan dan karyawan sering kali memiliki waktu bertahun-tahun untuk mengajukan gugatan terhadap bisnis untuk sejumlah pelanggaran perdata. Tanpa catatan peristiwa kontemporer, akan sulit bagi perusahaan untuk membuktikan apa yang sebenarnya terjadi di masa lalu.