Ketika sebuah perusahaan mengalami, atau meramalkan, penurunan pendapatan, sering dihadapkan pada kenyataan bahwa ia harus memotong biaya, yang, pada gilirannya, sering menyebabkan PHK karyawan. Sebelum sebuah perusahaan memutuskan untuk memberhentikan seorang karyawan, supervisor harus memeriksa kontrak kerja karyawan tersebut, jika berlaku, serta undang-undang yurisdiksi tempat perusahaan tersebut berada untuk memastikan keduanya dipatuhi untuk menghindari litigasi di masa depan. Undang-undang berbeda dari satu yurisdiksi ke yurisdiksi lain mengenai apa yang harus dilakukan secara legal oleh perusahaan ketika memutuskan untuk memberhentikan seorang karyawan. Selain itu, kontrak kerja karyawan, atau kebijakan perusahaan, dapat memberikan hak kepada karyawan tersebut untuk menerima pesangon atau tunjangan lanjutan yang harus dipertimbangkan sebelum keputusan untuk memberhentikan seorang karyawan.
Beberapa yurisdiksi secara hukum melindungi pekerja lebih dari yang lain. Di Amerika Serikat, pekerjaan biasanya dianggap “sekehendak hati” kecuali para pihak menandatangani kontrak kerja tertulis. Dalam situasi “sekehendak hati”, penyelia dapat memberhentikan karyawan untuk alasan apa pun tanpa perlu membenarkan pemecatan tersebut. Sebagai aturan, seorang karyawan “sekehendaknya” juga tidak berhak atas pesangon ketika dia dikenai pemutusan hubungan kerja. Seorang karyawan yang diberhentikan mungkin, bagaimanapun, berhak untuk menerima tunjangan asuransi pengangguran ketika dia telah diberhentikan.
Bagi karyawan yang terikat kontrak kerja, atau merupakan bagian dari serikat pekerja yang memiliki kontrak umum dengan pemberi kerja, pemberi kerja harus mempertimbangkan aturan dalam kontrak sebelum mengambil keputusan untuk memberhentikan karyawan. Misalnya, banyak kontrak serikat pekerja mengharuskan majikan untuk membuat keputusan PHK hanya berdasarkan senioritas. Sementara kontrak kerja individu mungkin tidak mendikte siapa yang harus diberhentikan terlebih dahulu, kontrak tersebut dapat memberikan hak kepada karyawan atas sejumlah manfaat mahal atas pemutusan hubungan kerja yang perlu dipertimbangkan oleh pemberi kerja.
Begitu keputusan telah dibuat untuk memberhentikan seorang karyawan, majikan harus memberi tahu dia. Ini sering disebut sebagai “mendapatkan slip merah muda.” Bersamaan dengan pemberitahuan resmi bahwa dia diberhentikan, seorang karyawan mungkin berhak untuk menerima konseling mengenai tunjangan yang akan dia terima, serta layanan ketenagakerjaan apa pun yang ditawarkan perusahaan untuk pekerja yang diberhentikan. Sementara perusahaan kecil mungkin hanya memberikan pekerja “slip merah muda”, perusahaan besar sering menawarkan layanan pelatihan ulang, konseling, atau program lain untuk membantu karyawan menyesuaikan diri dengan PHK.