Surat pengunduran diri adalah surat yang menyatakan niat seorang karyawan untuk mengundurkan diri dari suatu perusahaan. Ini disampaikan oleh seorang karyawan kepada atasan atau bos, dan dapat dikirim melalui surat pos, email, memo antar kantor, atau dapat dikirim dengan tangan. Surat tersebut umumnya mengungkapkan rincian pengunduran diri, dan termasuk alasan untuk meninggalkan dan tanggal pengunduran diri. Hal ini sering disebut surat pengunduran diri atau pemberitahuan pemutusan hubungan kerja.
Ditulis seperti surat bisnis biasa, surat pengunduran diri mencakup nama, alamat surat, kota, negara bagian, kode pos, nomor telepon, dan alamat email. Ini biasanya diikuti dengan tanggal, dan kemudian informasi orang yang menerima surat, termasuk nama, jabatan, perusahaan, dan alamat perusahaan. Surat itu kemudian dialamatkan sebagai surat bisnis biasa, biasanya dengan Dear Mr. atau Dear Ms. Kemudian dapat dimulai dengan pernyataan tujuan, seperti: “Dengan menyesal saya memberi tahu Anda bahwa saya dengan ini mengajukan pengunduran diri saya.”
Tubuh surat pengunduran diri harus mencantumkan tanggal efektif pengunduran diri. Biasanya surat tersebut dikirimkan setidaknya dua minggu sebelumnya, untuk memberikan waktu kepada pemberi kerja untuk mengisi posisi yang baru saja kosong, meskipun beberapa perusahaan memiliki kebijakan yang berbeda dan dapat segera melepaskan seorang karyawan. Surat itu kemudian menggambarkan secara rinci alasan untuk pergi. Alasan-alasan ini dapat berkisar dari peluang baru dengan pemberi kerja yang berbeda; arah yang berbeda bagi karyawan dalam karir mereka; kesempatan terbatas; kenaikan gaji terbatas; atau alasan pribadi untuk mengundurkan diri, seperti kehamilan atau keadaan darurat keluarga.
Surat itu juga harus mencakup aspek positif dari pekerjaan yang ditinggalkan. Pernyataan negatif harus dihindari dengan segala cara, karena banyak perusahaan akan menyimpan surat pengunduran diri. Ini dapat digunakan dalam file kepegawaian dan dapat diberikan kepada pemberi kerja di masa depan yang menghubungi tempat kerja sebelumnya, atau untuk evaluasi ulang untuk perekrutan kembali. Surat itu harus berfungsi hanya sebagai pernyataan profesional tentang alasan meninggalkan perusahaan, dan tidak boleh mencakup serangan pribadi. Jika pengalaman kerja negatif, ini bisa diuraikan, tetapi dengan cara yang sopan dan profesional.
Biasanya diakhiri sebagai surat bisnis biasa dengan tanda tangan, tanda tangan, dan nama tercetak, surat pengunduran diri dapat mencakup “keberuntungan” atau pernyataan yang menunjukkan pengalaman positif di perusahaan. Anda dapat membiarkan pintu terbuka untuk pekerjaan di masa depan dalam surat pengunduran diri Anda, atau dapat menawarkan untuk membantu perusahaan dalam mewawancarai atau mempekerjakan untuk posisi Anda yang kosong.