Alur kerja penerbitan menjelaskan jalur yang diambil dokumen dari fase penulisan hingga publikasi. Alur kerja penerbitan terbaik untuk perusahaan Anda bergantung pada ukuran dan komposisi staf Anda. Sistem Anda dibatasi oleh keterbatasan proses pencetakan dan perangkat lunak penerbitan Anda. Penting juga untuk memilih proses alur kerja penerbitan yang dapat dilanjutkan melalui berbagai bentuk komunikasi. Pilihan alur kerja bisnis Anda harus menyeimbangkan masalah anggaran, efisiensi, dan akurasi.
Ukuran tempat kerja Anda akan menentukan proses alur kerja penerbitan yang ideal. Seluruh staf Anda mungkin terlibat dalam mengedit materi tertulis di kantor kecil. Alur kerja ini akan melibatkan pengeditan “round robin” diikuti dengan pengiriman ke printer. Kantor yang lebih besar sering kali menampilkan lebih banyak hierarki dalam menangani alur kerja kreatif. Alur kerja penerbitan Anda di kantor besar mungkin melibatkan pengiriman draf ke editor salinan, editor bagian, dan penerbit sebelum dicetak.
Alur kerja terbaik untuk bisnis Anda harus mengantisipasi perubahan personel. Alur kerja Anda harus mudah dijelaskan kepada karyawan baru yang terlibat dalam publikasi. Editor sementara, penulis, dan seniman grafis harus dapat dengan mudah menyesuaikan diri dengan proses tersebut. Aturan praktis yang baik saat memilih alur kerja penerbitan terbaik adalah mendesain proses yang dapat dijelaskan kepada pembaca rata-rata publikasi Anda.
Anda harus mempertimbangkan perangkat lunak yang digunakan oleh tim publikasi Anda saat mengembangkan diagram alur kerja. Sistem alur kerja Anda mungkin melambat secara signifikan jika penulis, editor, dan tim cetak Anda menggunakan versi berbeda dari perangkat lunak yang sama. Masalah ini diperparah ketika penulis menggunakan perangkat lunak penerbitan yang tidak kompatibel dengan perangkat lunak perkantoran Anda. Alur kerja penerbitan Anda harus mengantisipasi masalah ini dengan meminta kompatibilitas dari semua orang dalam proses.
Model alur kerja ideal Anda dapat digunakan dengan pendekatan pencetakan Anda saat ini. Anda mungkin perlu membuat sesi revisi dan pengeditan tambahan dalam diagram alur kerja Anda jika Anda menggunakan pencetakan offset. Alur kerja penerbitan Anda mungkin lebih ringkas dengan layanan cetak sesuai permintaan, namun biaya setiap unit lebih tinggi dibandingkan dengan pencetakan offset. Ukuran dan frekuensi publikasi juga harus menginformasikan analisis alur kerja Anda. Anda dapat membuat koreksi dengan surat kabar harian dan memo lebih mudah daripada dengan laporan tahunan.
Sistem alur kerja Anda juga harus dibangun untuk menahan gangguan dalam komunikasi dan pengiriman dokumen. Diagram Anda harus menginstruksikan editor untuk menyimpan salinan publikasi digital dan cetak jika terjadi pemadaman listrik. Proses alur kerja penerbitan juga harus mengantisipasi pemadaman jaringan yang memutuskan tim penulisan dari printer mereka. Tim penulisan dan pengeditan Anda harus menggunakan drive portabel, laptop, dan sering mencetak untuk mengirimkan publikasi tepat waktu.