En projektsponsor är varje individ, grupp eller företag som tillhandahåller sponsringsfinansiering för att stödja någon fas i ett visst projekt. Vanligtvis är sådana projekt för välgörande eller civila ändamål. Sponsring innebär dock inte alltid ekonomisk finansiering. Till exempel kan en projektsponsor också inkludera en individ eller en grupp som tillhandahåller förnödenheter eller tjänster utan kostnad för att hjälpa till med ett projekts slutförande.
Välgörenhetsorganisationer som är mycket beroende av sponsringsmedel skapar ofta ett långsiktigt eller permanent sponsringsprogram eftersom ett behov av att stödja det arbete som utförs av dessa typer av grupper i allmänhet är pågående. I sådana program kan olika nivåer av sponsring skapas. Till exempel kan individer som donerar över ett visst dollarbelopp, såväl som volontärtid för att hjälpa till att administrera ett projekt, utses som verkställande sponsorer medan en projektsponsor som bidrar med ett mindre belopp och inte är volontär kanske inte bär en verkställande titel.
Det är också vanligt att potentiella sponsorer nekas utifrån en organisations etiska riktlinjer. Till exempel kan arrangörer av ett idrottsevenemang för ungdom besluta att inte tillåta alkohol- och tobaksföretag att delta i sponsringsmöjligheter på grund av hälsoriskerna som är förknippade med dessa produkter. I de flesta fall kan dock vem som helst med lust och medel att göra det bli sponsor. Olika webbplatser och frivilligorganisationer fungerar för att hjälpa projekt att få en sponsor. Dessutom är det inte ovanligt att projektorganisatörer personligen kontaktar grupper och individer med en inbjudan att sponsra ett projekt.
Skälen till att företag eller privatpersoner går med på att sponsra vissa projekt varierar. I utbyte mot att bli projektsponsor erbjuds vanligtvis offentlig annonsering och erkännande. Sådana kan hjälpa till att öka ett företags synlighet i samhället, annonsera ett engagemang för en viss sak och öka intäkterna för företag som offentligt stöder vissa projekt.
Ofta kommer en projektsponsor att ge stöd bara för att hon eller han tror starkt på det bästa med ett projekt. Till exempel kan ett lokalt företag sponsra ett ungdomsidrottslag eftersom ägarna tror att lagsporter hjälper till att forma ett barns karaktär och skapa en känsla av gemenskap. Typen av sponsring kan också variera. En företagsägare kan välja att erbjuda pengar för lagets utrustning eller kanske föredrar att donera troféer eller prislappar som ges för individuell prestation.
En projektsponsor går vanligtvis med på att stödja ett projekt under en viss tid eller upp till ett visst dollarbelopp. Vissa sponsorer kan dock ingå långsiktiga sponsringsavtal. Dessutom kan sponsorer ge långsiktigt stöd för kortsiktiga projekt som sker med jämna mellanrum. Till exempel kan ett företag gå med på att upprepade gånger sponsra ett välgörenhetsevenemang som bara varar under en helg, men som inträffar årligen.