Ett depositionsbrev är ett dokument som begär återbetalning av en deposition. När ett hyresavtal tecknas kräver en hyresvärd eller fastighetsägare vanligtvis att en hyresgäst betalar en deposition vid uthyrning av en bostad, en lägenhet eller en kommersiell fastighet. En deposition är en summa pengar som en hyresvärd håller i deposition medan en hyresgäst ockuperar en fastighet. I allmänhet kan en hyresvärd använda dessa pengar om en hyresgäst skadar fastigheten eller bryter mot hyresavtalet. När en hyresgäst flyttar ut skickar han eller hon ett depositionsbrev till fastighetsägaren och ber om återbetalning av depositionen.
Vissa jurisdiktioner sätter en gräns för hur mycket pengar en hyresvärd kan kräva som deposition. Typiska belopp är två eller tre gånger månadshyran för bostadsfastigheter. Även om en hyresgäst ger dessa pengar till en hyresvärd, tillhör de fortfarande hyresgästen. Vissa jurisdiktioner kräver faktiskt att en hyresvärd placerar pengarna på ett räntebärande konto. Beroende på omständigheterna kan en hyresgäst ha rätt till full återbetalning av depositionen, och det är därför en hyresgäst skickar ett depositionsbrev.
Vissa situationer kan tillåta en hyresvärd att avböja att ge full återbetalning efter att ha mottagit ett depositionsbrev. Till exempel tillåter jurisdiktioner vanligtvis en hyresvärd att dra av vissa kostnader från depositionen, såsom att reparera eventuella egendomsskador, städa fastigheten och täcka obetald hyra. Dessutom, om en hyresgäst inte meddelade att han flyttade från fastigheten, beroende på varselkraven i jurisdiktionen, kan en hyresvärd ha möjlighet att behålla depositionen för att täcka eventuella kostnader medan fastigheten förblev ledig. Uppsägning skulle ha gett hyresvärden en möjlighet att hitta någon annan att hyra fastigheten och därigenom förhindra eventuella hyresbortfall för den tidsperioden.
Om en hyresgäst inte skadat fastigheten och i övrigt följt hyresavtalet kan han eller hon begära återbetalning av depositionen i ett depositionsbrev som postas till hyresvärden. Lagar kräver vanligtvis att en hyresvärd gör en återbetalning inom en viss tid efter att en hyresgäst flyttar ut. Tiden varierar för varje jurisdiktion. Om en hyresvärd använder en del av eller hela depositionen för att reparera, tillhandahåller han vanligtvis en specificerad lista över hur pengarna användes tillsammans med kvitton till den tidigare hyresgästen. Underlåtenhet att göra detta kan leda till förverkande av depositionen, plus en straffavgift på upp till tre gånger depositionen, även om hyresvärdens utgifter var legitima och/eller nödvändiga.
Ett depositionsbrev behöver inte vara genomarbetat eller ha en hård ton. Snarare bör det enkelt begära en återbetalning av depositionen och ange en aktuell adress. Säkerhetsbrevet kan också påminna hyresvärden om när hyresgästen flyttade ut. Det är inte nödvändigt att brevet hänvisar till lagen i jurisdiktionen. Det är fastighetsägarens skyldighet att känna till lagen om depositioner, inklusive tidsfristen för att skicka återbetalningschecken. Eventuella tvister angående depositionen kan lösas i domstol.