Företagsägare kan köpa ett virtuellt handelskonto specifikt för att gå in i försäljning online eller via en onlineterminalanslutning. Företag som tillåter kunder att göra inköp med kreditkort kommer sannolikt att ha fler transaktioner än ett företag som inte accepterar kreditkort. Följaktligen behöver företagare en terminal som kan hjälpa till att behandla kreditkort över Internet. Denna onlineterminal, även kallad ett virtuellt handelskonto, är särskilt användbar för online- eller virtuell försäljning.
Det enda en företagsägare behöver för att skapa ett virtuellt handelskonto är möjligheten att få tillgång till Internet. Detta gör att företagare kan acceptera kreditkort med endast en dator och en internetanslutning. Transaktionsplattformen hanterar automatiskt verifieringsprocessen och dokumentationen, vilket minskar behovet av pappersarbete eller ytterligare utrustning.
Ett virtuellt handelskonto, som används av både traditionella tegel- och murbruksföretag och onlineföretag, ger företagare en ökad flexibilitet. Med ett virtuellt handlarkonto kan kreditkortshantering ske nästan var som helst. Detta inkluderar festivaler, konserter och mässor. Den kan också användas för att fånga telefon- eller katalogbeställningar. Denna flexibilitet hjälper till att öka den operativa smidigheten och den takt med vilken företagare reagerar på förändringar i konsumenternas efterfrågan. Den virtuella handelskontoplattformen ger också företagare ett sätt att centralisera och spåra transaktioner på en central plats.
Generellt sett har användare av virtuella handelskonton tre olika typer av system att välja mellan: webbportal, mjukvara och trådlöst. Webbportalsystem är inrättade för att tillåta företagsägaren att fullständigt bearbeta en beställning, från början till slut, genom en viss webbplats. Programvarusystem tillåter företagsägare att ladda upp en bearbetningsterminal på en dator, bärbar dator eller annan bärbar enhet med internetanslutning. Trådlösa utrustningssystem kommunicerar med telekommunikationsnätverk för att behandla beställningar direkt med banker. Alla tre systemen ger företagsägare alternativ som kan skräddarsys för att passa verksamhetens behov.
Förutom att tillhandahålla traditionella handelskontotjänster ger ett virtuellt handelskonto användare online-åtkomst till applikationer som hjälper till att organisera och analysera data. Rapporter produceras vanligtvis automatiskt och uppdateras allt eftersom transaktioner sker. Traditionella handelskontodata måste vanligtvis analyseras separat och rapporter är inte tillgängliga i realtid. Följaktligen kan ett virtuellt handelskonto hjälpa företagsägare att bättre hantera dataanalysfunktionen, vilket leder till bättre beslutsfattande.