Bokföringstransaktioner används för att hålla reda på ett företags tillgångar, skulder och eget kapital. De flesta företag registrerar bokföringstransaktioner i en huvudbok som återspeglar debiteringar och krediter. Finansiella dokument, såsom balansräkning, resultaträkning och kassaflödesanalys, är beroende av de transaktioner som registreras i huvudboken. De grundläggande typerna av transaktioner som kan inträffa kommer att påverka ett företags kontanter, kundfordringar och leverantörsskulder.
När redovisningstransaktioner görs ökar debetposterna antingen tillgångarna eller minskar skulderna. Krediter som görs till huvudbokskonton minskar tillgångar eller ökar skulder. När det gäller eget kapital minskar debiteringar stamaktier och balanserade vinstmedel, medan krediter ökar dem. Intäkterna ökas med krediteringar och kostnaderna ökas med debiteringar.
Tillgångarna måste alltid vara lika med skulder plus eget kapital. Därför bör alla redovisningstransaktioner som görs ha en lika och motsatt effekt på båda sidor av ekvationen. Till exempel, när ett företag ger ut stamaktier bör två separata poster ske. Den första skulle vara en ökning av kontanter för det mottagna betalningsvärdet och den andra skulle vara en ökning av stamaktier för att återspegla det nya monetära beloppet för utestående aktier.
Likaså när ett företag erhåller betalning för tjänster som ännu inte har utförts kommer två redovisningstransaktioner att göras. En kommer att göras för att öka kontanter. En annan kommer att öka mängden oförtjänta intäkter. Denna kontoklassificering anses vara en skuld eftersom företaget fortfarande behöver utföra tjänsterna.
Kostnadsbetalningar tenderar att resultera i två transaktioner som minskar både tillgångar och eget kapital. Till exempel, när ett företag betalar hyra, kommer det att göra en transaktion för att minska kontantbeloppet för utgiftsbeloppet. En motsvarande post kommer att göras för att minska det egna kapitalet med samma belopp.
Typiska transaktioner mot leverantörsskulder kan innebära köp av kontorsmaterial på kredit. Detta kommer att resultera i en post för att öka leveranserna med det penningbelopp som köptes. Eftersom leveranser anses vara en tillgång kommer även skulderna att behöva ökas. Givet detta scenario skulle leverantörsskulder ökas med samma belopp.
I händelse av att ett företag utför tjänster och skickar en räkning för betalning skulle kundfordringarna ökas istället för kontanter. Det beror på att betalningen ännu inte har mottagits, men ett tillgångskonto behöver fortfarande debiteras. Motsvarande post skulle vara en ökning av det egna kapitalet under tjänsteintäkter.