En återbetalningsbegäran är vanligtvis nödvändig när en individ betalar för någon typ av utgift ur egen ficka och försöker få tillbaka beloppet för den utgiften från en arbetsgivare, en försäkringsleverantör eller någon typ av tjänsteleverantör. Den exakta processen för att lämna in en begäran om återbetalning kommer att variera beroende på policyerna och procedurerna för den enhet som tar emot begäran. Vanligtvis kommer processen att inkludera behovet av att tillhandahålla detaljerad information om utgiftens art, bevis på att utgiften faktiskt inträffade och varför ersättningen ska betalas till den registeransvarige.
Ett av de vanligaste exemplen på att lämna in en begäran om ersättning har att göra med att lämna in en begäran om ersättning för företagskostnader i samband med att utföra en uppgift som tilldelats av en arbetsgivare. Arbetsgivare tillhandahåller normalt en särskild blankett som måste fyllas i i sin helhet för att få ersättningen. Formuläret kommer sannolikt att innehålla fält för att inkludera information som datum då utgiften inträffade, kostnadsbeloppet och vad utgiften var relaterad till när det gäller uppgiften som tilldelats den anställde. Som en del av ersättningsdokumentationen tillhandahåller den anställde normalt kvitton som stöder de rader som angetts på begäran om ersättning, vilket gör det enkelt för arbetsgivaren att verifiera var och en och antingen godkänna eller avslå begäran.
För att göra anspråk på en återbetalning krävs förståelse och efterlevnad av policyerna och procedurerna för den enhet som tar emot begäran om återbetalning. Detta innebär att se till att begäran skickas in i rätt tid och att alla dokument som krävs för behandlingen skickas in samtidigt. Även om begäran skickas in online kan mottagaren kräva att papperskopiorna skannas in i ett dokument och skickas in tillsammans med onlineansökan.
Om du tar dig tid att förstå vilka typer av utgifter som är tillåtna och vilka som inte är det kommer det dessutom att bidra till att påskynda handläggningen och göra det möjligt för anmälaren att få ersättningen snabbare. Till exempel, om en arbetsgivares policy tillåter täckning för kostnaden för ett hotellrum men inte tillåter underhållning på rummet som att hyra filmer, minskar arbetsgivarens chanser att inte ta med dessa utgifter i begäran om ersättning. begära att en ändrad begäran ska lämnas in, eller att arbetsgivaren stryker raden och justerar det belopp som ska betalas till den anställde. De flesta arbetsgivare tillhandahåller specifika riktlinjer i ett tryckt eller elektroniskt format som kan konsulteras när den anställde fyller i förfrågningsformuläret.