Enkla reskontra används i företag för att hålla reda på och dokumentera in- och utflöden av kontanter. Huvudböcker separerar saldon på tillgångs- och skuldkonton i debeter och krediter. Underreskontra beskriver de transaktioner som direkt påverkar ett kontosaldo, till exempel kundfordringar. Ledgers kallas ibland t-konton, eftersom alla transaktioner som påverkar debetsaldon måste balansera ut eller vara lika med de transaktioner som påverkar kreditsaldon.
Bokhållare och revisorer dokumenterar ett företags utgifter och de betalningar det får genom en serie journalanteckningar. Till exempel, om ett företag köper inventarier på kredit, kommer en debiteringspost att göras med beloppet för lagerköpet. En motsvarande kreditpostering kommer att göras för samma belopp som indikerar att ett saldo är skyldigt på en faktura eller en kreditram. Dessa belopp används så småningom för att beräkna ett kontos slutsaldo, som sedan kan överföras till en av de enkla huvudböckerna.
Termen t-konto används för att beskriva processen att sortera debet- och kredittransaktioner. Namnet kommer från hur transaktionerna representeras: en linje som liknar bokstaven ”t” ritas på papper, med debetbelopp registrerade till höger och kreditbelopp registrerade till vänster. Varje transaktion innehåller både en debet- och en kreditering till en underreskontra. Till exempel skulle en betalning som görs på en faktura resultera i en debitering, eller minskning, till kontantkontot och en kreditering, eller ökning, till leverantörsreskontrakontot.
För grupper av transaktioner som är relaterade till varandra skapas en underreskontra. Underreskontra är ett sätt att hjälpa till att förenkla ett företags bokslut. De återspeglar om ett kontos saldo ökat eller minskat under en redovisningsperiod, som vanligtvis kan sträcka sig över tre månader, sex månader eller ett år. Till exempel, när det gäller kundfordringar, kan saldobeloppet återspegla om ett företag har problem med att samla in pengar som är skyldiga på inventarier som redan har sålts.
Slutsaldon för underreskontra överförs till huvudböcker. Dessa typer av enkla reskontra är en sammanfattning av ursprunget till ett företags hela debet- och kreditsaldon. Huvudboken ger inga detaljer om kontosaldon. Till exempel kommer ”försäljningskontot” att listas som ett enda saldo och är summan av alla försäljningar som företaget genererade för den räkenskapsperioden.
Huvudböcker är också kända som en ”slutlig post”. De enkla reskontra innehåller de värden som kommer att användas för att skapa ett företags balansräkning, resultaträkning och kassaflödesanalys. Noggrann journalföring i enkla reskontra kan vara särskilt användbart när det är dags att konstruera en balansräkning, eftersom ett företags tillgångar måste vara lika med dess skulder plus dess eget kapital.