En uppfinning av Alexander Bain, en skotsk klockmakare, faxen eller faxen introducerades först 1842. Den bestod av en maskin som kunde översätta signaler från telegrafen och återge dessa signaler som en bild på papper. Sedan dess har telefaxen utvecklats till ett sofistikerat kommunikationsmedium som kan omvandla en bild till elektriska och digitala datasignaler, överföra dem över telefonlinjer och omkonfigurera dessa signaler tillbaka till den ursprungliga bilden på papper eller film. Faksimilen har förmågan att tolka och överföra bilder, texter, fotografier, teckningar, skrivna ord och till och med hela kartor. Företag över hela världen förlitar sig på faxteknik för att påskynda överföringen av viktiga dokument som är tids- och säkerhetskänsliga.
Faxmaskiner, som är huvudkällan för att distribuera fax, fungerar genom att skanna och reproducera ett dokument till en bitmappsbild. Bilden kodas sedan av faxmaskinen till elektroniska eller digitala signaler och sänds via ett telefonnät till en annan fax. I andra änden kommer den mottagande faxmaskinen att tolka de elektroniska eller digitala signalerna, översätta dem tillbaka till bitmappsdata och skriva ut originalbilden på papper. Användare av en faxmaskin åstadkommer detta genom att använda ett telefonnummer som tilldelats faxmaskinen, för att sända faxet till en annan faxmaskin som tilldelats ett telefonnummer och kopplat till ett telefonnätverk. Beroende på storleken på dokumentet och antalet sidor tar denna process vanligtvis bara några minuter att slutföra.
Med internets intåg har faxmaskinen ställts inför några hårda utmaningar från andra tekniska framsteg som gör det möjligt för dokument att skickas online. En enkel metod är att helt enkelt distribuera en skanner för att skanna dokumentet och använda e-post för att skicka dokumentet som en bilaga. Säkerhet är dock ibland ett problem, särskilt på okrypterade plattformar. Därför förlitar sig vissa företag fortfarande på faxen för att minska farorna som är förknippade med okrypterade plattformar som kan göra det möjligt att fånga upp dokumentet.
Förutom faxmaskiner kommer många företag att distribuera faxservrar som tar emot inkommande fax och lagrar dem på serverns hårddisk. Fördelarna med att använda en faxserver över flera faxmaskiner är minskningen av kostnaderna för att skriva ut flera fax dagligen, samtidigt som man eliminerar slöseri i samband med utskrift av onödiga fax. Faxleverantörer är också ett annat alternativ som företag kan använda, vilket möjliggör överföring av fax över Internet. Genom att använda en leverantör kan användaren eliminera utgifterna i samband med traditionella faxningsmetoder.