För att enkelt kunna skicka data från en telefonsvarare till e-post bör du konfigurera ett system där du använder en digital röstbrevlåda, snarare än en vanlig telefonsvarare. Telefonsvarare fungerar vanligtvis som separata enheter som kan anslutas till din telefon eller är utvecklade som en del av en telefon som spelar in meddelanden från inkommande samtal och sparar dessa meddelanden för framtida uppspelning. Den här typen av system har inte nödvändigtvis gränssnitt eller fungerar med onlinekomponenter, vilket gör det svårt att överföra meddelanden från en telefonsvarare till ett e-postkonto, så du bör titta på en digital tjänst som använder onlineröstbrevlåda som meddelar dig via e-post om nya meddelanden.
När det kommer till att överföra data från en telefonsvarare till e-post är huvudfrågan som uppstår möjligheten för olika system att kommunicera. En telefonsvarare är vanligtvis en fysisk enhet som används för att spela in och spara meddelanden från uppringare. Dessa maskiner är vanligtvis anslutna till en telefonlinje och kan vara en separat enhet ansluten till en telefon eller kan byggas som en del av en telefon. Eftersom telefonsvarare är designade för att fungera i första hand med telefoner finns det inte många modeller avsedda att användas med e-postsystem.
Vissa enheter har introducerats för att göra det möjligt för telefonsvarare att använda digitala informationsformat och skicka meddelanden till ett datorsystem, men dessa är ofta opålitliga och kanske inte alltid tillgängliga. Istället för att försöka skicka information från din telefonsvarare till e-post bör du överväga att använda en röstbrevlåda. Du kan välja en röstbrevlåda som är online eller som använder programvara som du installerar på en dator. När ett inkommande samtal tas emot som du inte kan besvara överför systemet samtalet till datorsystemet och ett meddelande spelas in.
Datorsystemet kan sedan skicka ett meddelande till din e-post, ungefär på samma sätt som du förmodligen vill att meddelanden skickas från din telefonsvarare till e-post. Olika system kan skicka olika typer av meddelanden, även om det vanligtvis bara är en varning som meddelar dig att du har ett röstmeddelande. Du kan sedan kontrollera din röstbrevlåda från en avlägsen plats genom att ringa till röstbrevlådan och hämta ditt meddelande. Det finns ett antal system som låter dig använda röstbrevlåda och e-post, ofta lättare än att försöka skicka data från en telefonsvarare till e-post, och vissa system kan inkludera nummerpresentationsfunktioner samt möjligheten att överföra samtal till en mobiltelefon .