Automatiserad röstbrevlåda är en specifik typ av telefonmeddelandesystem. På samma sätt som att ta emot telefonmeddelanden från en telefonsvarare, levererar automatisk röstbrevlåda ett röstmeddelande digitalt och utan användning av extra fristående utrustning. När ett meddelande, även känt som ett röstmeddelande, lagras på en server, kan avsedda mottagare hämta dessa meddelanden genom att logga in på ett system via telefon och lyssna på uppspelningen av en röstinspelning.
Utöver att erbjuda möjligheten att skicka och ta emot röstmeddelanden, fungerar automatisk röstbrevlåda också som ett sätt att dirigera inkommande samtal. Sådana används ofta i företag och organisationer med flera anställda eller avdelningar. Genom att erbjuda uppringare flera röstmeddelandealternativ kan individer välja hur de ska vägleda sina samtal till lämpliga parter. Detta görs genom att välja en eller flera uppmaningar som kräver att uppringare trycker på motsvarande nummer på telefonens knappsats innan ett samtal vidarekopplas.
Ibland kallas röstbanker, automatiserad röstbrevlåda används vanligtvis i stället för en levande person som har tilldelats att svara på inkommande samtal, ta emot meddelanden och dirigera samtal. Medan företag fortfarande rutinmässigt anställer receptionister och telefonoperatörer, är automatiserad röstbrevlåda ofta förlitad till efter-timmesamtal eller för att ta emot meddelanden när en anställd har gått bort från hennes eller hans skrivbord. Röstmeddelanden förhindrar uppringare från att ta emot upptagetsignaler eller förhindrar en långvarig ringsignal när en person inte kan svara. Samtidigt kan den som ringer lämna meddelanden om deras samtals karaktär, samt deras bästa kontaktinformation så att orsaken till samtalet kan åtgärdas genom ett återkommande samtal.
Förutom professionell användning är automatiserad röstbrevlåda en vanlig funktion på de flesta personliga mobiltelefoner och används ofta på fasta telefoner och VoIP-telefonsystem. Vissa typer av personsökningssystem erbjuder också röstbrevlåda, liksom företag som erbjuder virtuella telefonnummer. Det är inte ovanligt att en person har mer än en enhet eller ett telefonnummer med ett associerat röstmeddelandekonto för att samla in inkommande meddelanden.
Medan en automatisk röstbrevlåda främst används för att dirigera samtal och samla in telefonmeddelanden, kan utgående meddelanden också spelas in. Sådana meddelanden inkluderar vanligtvis förfrågningar om att en uppringare ska lämna ett meddelande efter att ha uppmanats att göra det av en speciell ton, men många utgående meddelanden innehåller relevant information som användare kan ha nytta av i affärer eller för personlig kunskap. Exempel inkluderar utgående automatiska röstmeddelanden om speciella händelser, var en anställd befinner sig eller viktiga kundtjänstmeddelanden.